ปัจจุบันการติดต่อสื่อสารเพื่อการทำธุรกิจ มีหลากหลายช่องทางให้เลือกมากขึ้น ทั้งโทรศัพท์ แฟ็กซ์ อีเมล และแอพลิเคชั่นต่างๆเช่น แอพลิเคชั่นไลน์ อย่างไรก็ดี การใช้แฟ๊กซ์เริ่มค่อยๆถูกแทนที่ด้วยอีเมล และการส่งข้อมูลทางแอพลิเคชั่นไลน์ก็ยังไม่เป็นที่นิยมสำหรับการส่งข้อมูลที่เป็นทางการ การใช้อีเมล ซึ่งสามารถแนบไฟล์เอกสารหรือไฟล์อื่นๆได้ ยังคงเป็นทางเลือกที่ได้รับความนิยม และมีค่าใช้จ่ายที่ถูกกว่าโทรศัพท์
คุณอาจมีคำถามว่า แล้วทำไมต้องใช้อีเมลบริษัท? ในเมื่อฟรีอีเมลก็สามารถใช้ติดต่อสื่อสารได้ แต่อีเมลบริษัทแตกต่างจากฟรีอีเมลเป็นอย่างมาก อันดับแรกคือเรื่องความน่าเชื่อถือ การใช้อีเมลบริษัทในการติดต่อกับลูกค้า จะช่วยสร้างความน่าเชื่อถือและความมั่นใจในธุรกิจของคุณ และเป็นการเพิ่มความเป็นมืออาชีพให้กับแบรนด์ของคุณอีกด้วย
ประโยชน์ของอีเมลบริษัท
- หากคุณเปลี่ยนจากฟรีอีเมล มาใช้อีเมล@ชื่อบริษัทของคุณ จะทำให้การติดต่อสื่อสารกับลูกค้าเป็นการสื่อสาร ในนามของบริษัท ทำให้แบรนด์ของคุณดูน่าเชื่อถือและดูเป็นมืออาชีพมากขึ้น
- หากคุณใช้อีเมลบริษัท คุณจะมีระบบควบคุมข้อมูลของบริษัท มี admin คอยดูแล สามารถ monitor การรับ-ส่งอีเมลของพนักงานได้ ว่าส่งข้อมูลอะไรของบริษัทออกไปภายนอกบ้าง หากเกิดปัญหา ก็จะสามารถตรวจสอบได้อย่างง่ายดาย
- หากพนักงานลาออก คุณก็จะไม่ต้องกังวลเลยว่าข้อมูลจะหายไปตามพนักงานคนนั้น เพราะข้อมูลอีเมลจะยังอยู่ในระบบของบริษัท ทีม Admin ที่คอยดูแลสามารถเปลี่ยน Password ต่างๆ เพื่อให้พนักงานที่ออกไปไม่สามารถมาลบหรือเปลี่ยนแปลงข้อมูลของบริษัทได้
- หากคุณใช้อีเมลบริษัท พนักงานภายในองค์กรก็จะสามารถ Share ข้อมูลต่างๆ ตั้งแต่ปฏิทินนัดหมาย กิจกรรม นัดหมายการประชุม สัมมนาต่างๆ ข้อมูลการติดต่อลูกค้า รวมไปถึงการส่งข้อมูลประชาสัมพันธ์ในบริษัทของคุณเอง ก็จะง่ายขึ้นและเป็นระบบระเบียบมากขึ้น
อย่างไรก็ดี อีเมลบริษัท มีหลายประเภท บางประเภทก็อาจมีข้อจำกัดด้านพื้นที่การใช้งาน พื้นที่น้อยต้องคอยลบเมล บางประเภทอาจมีหน้า webmail ที่ใช้งานยาก พนักงานอาจะไม่สะดวกในการใช้งาน อีเมลบริษัทบางที่ก็ไม่สามารถใช้งานนอกสถานที่ได้ และบางที่ก็ไม่มีมีทีมงานคอยให้คำปรึกษาในการใช้งาน
ดังนั้นการเลือกบริษัทที่จะมาดูแล เก็บข้อมูล คอยซัพพอร์ทในเวลาที่เกิดเหตุอีเมลบริษัทมีปัญหา จำเป็นอย่างมากที่ต้องมองหาแบรนด์หรือบริษัทที่มีความน่าเชื่อถือมาดูแลบริษัทของท่าน เพื่อการติดต่อสื่อสารทางธุรกิจที่จะดำเนินไปอย่างราบรื่น และวางใจได้ในเรื่องของข้อมูลที่จะไม่สูญหาย
