ในโลกของการทำงานยุคดิจิทัล "ความเร็ว" และ "ความปลอดภัย" เป็นสิ่งสำคัญในการจัดการเอกสาร โดยเฉพาะเมื่อต้องลงนามในเอกสารสำคัญ เช่น สัญญา ใบเสนอราคา หรือหนังสือมอบอำนาจ Google Workspace ได้เพิ่มฟีเจอร์ใหม่ที่น่าสนใจอย่าง eSignature หรือ ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อช่วยให้คุณลงนามเอกสารได้โดยไม่ต้องพิมพ์ สแกน หรือส่งอีเมลไปกลับให้ยุ่งยากอีกต่อไป
บทความนี้จะพาคุณไปรู้จักกับฟีเจอร์ eSignature ของ Google Workspace อย่างละเอียด ทั้งแนวคิดพื้นฐาน ข้อมูลเชิงลึก และมุมมองที่น่าสนใจเกี่ยวกับการใช้งานในองค์กรยุคใหม่
eSignature หรือ ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ คือการลงนามเอกสารในรูปแบบดิจิทัลโดยไม่ต้องใช้ปากกาและกระดาษ ซึ่งช่วยลดขั้นตอนและเวลาในการดำเนินงาน โดย Google Workspace ได้ออกแบบฟีเจอร์นี้ให้ทำงานร่วมกับ Google Docs และ Google Drive ได้อย่างลงตัว
การใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ใน Google Workspace ทำได้ง่ายดายและสะดวกสุด ๆ ไม่ว่าจะเป็นการขอลายเซ็นจากผู้ขาย ลูกค้า หรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายในองค์กร ขั้นตอนการใช้งานง่ายเพียงไม่กี่คลิก ดังนี้:
1. เปิดแถบด้านข้าง eSignature
-
จาก Google Docs: ไปที่ เครื่องมือ (Tools) > eSignature
-
จาก Google Drive: เปิดไฟล์สัญญา PDF ใน Drive > เมนูมุมขวาบน (จุดแนวตั้งสามจุด) > eSignature
.jpg)
2. กรอกรายละเอียดและขอลายเซ็น
จากแถบด้านข้าง eSignature คุณสามารถจัดการผู้ลงนามได้ง่าย ๆ และลาก-วางช่องต่าง ๆ ลงในเอกสาร เมื่อทำเสร็จแล้วคลิก "ขอลายเซ็น" เพื่อแจ้งเตือนให้ผู้ลงนามดำเนินการ
.jpg)
3. ลงนามในเอกสาร
ผู้ลงนามจะได้รับอีเมลที่มีหัวข้อ "คำขอลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์สำหรับ [ชื่อเอกสาร]" ซึ่งเมื่อคลิกแล้วจะสามารถลงนามได้ทันที และส่งกลับไปยังเจ้าของเอกสาร
.jpg)
ใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ได้หลากหลายการใช้งาน
ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ใน Google Workspace ไม่ได้ใช้แค่เพียงในกรณีสัญญาธุรกิจทั่วไป แต่ยังช่วยในการดำเนินการที่หลากหลาย เช่น
-
ข้อตกลงกับผู้ขาย: ลงนามสัญญาและนำแม่แบบสัญญากลับมาใช้ซ้ำได้
.jpg)
-
สัญญาลูกค้า: ขอลายเซ็นและรับการแจ้งเตือนเกี่ยวกับความคืบหน้าได้
.jpg)
-
การอนุมัติจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย: เร่งกระบวนการอนุมัติกับผู้ที่เกี่ยวข้องทั้งภายในและภายนอกองค์กร
.jpg)
ประโยชน์ของลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ใน Google Workspace
1. ขอลายเซ็นได้ภายในไม่กี่นาที
สามารถติดตามสถานะของลายเซ็นที่รอดำเนินการและดูสัญญาที่เสร็จสมบูรณ์ได้อย่างรวดเร็ว ไม่ต้องรอนานเหมือนในแต่ก่อน
.jpg)
2. ลงนามได้ทุกที่ ทุกเวลา
คุณสามารถลงนามในเอกสารสำคัญได้จากมือถือ หรืออุปกรณ์พกพาทุกชนิด โดยไม่จำเป็นต้องอยู่ที่ออฟฟิศ
.jpg)
3. จัดการแม่แบบสัญญาได้ง่าย
สามารถร่างสัญญาจาก Google Docs และนำไปใช้เป็นแม่แบบในการขอลายเซ็นหลายครั้ง เพื่อให้กระบวนการทำงานของคุณมีประสิทธิภาพสูงสุด
.jpg)
การใช้ ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ใน Google Workspace ช่วยลดขั้นตอนที่ซับซ้อนในกระบวนการทำงาน เพิ่มความสะดวกและรวดเร็วให้กับทีมงานและธุรกิจ โดยไม่ต้องใช้เวลามากมายในการดำเนินการทางธุรกิจ
นอกจากนี้ eSignature ยังสามารถบันทึกเอกสารเป็น "เทมเพลต" เพื่อใช้งานซ้ำ เช่น แบบฟอร์มข้อตกลงกับพาร์ตเนอร์หรือใบสั่งซื้อ
การเปิดตัว eSignature ถือเป็นอีกก้าวสำคัญของ Google Workspace ในการผลักดันการทำงานไร้กระดาษ (paperless workflow) ให้เกิดขึ้นจริง โดยเฉพาะกับองค์กรที่เน้นความรวดเร็วในการอนุมัติเอกสาร เช่น ธุรกิจบริการ, การเงิน, HR หรือแม้แต่องค์กรภาครัฐ
ความสามารถในการใช้งานที่อยู่ในระบบเดียวกับ Google Docs ทำให้ไม่ต้องพึ่งพาแพลตฟอร์มภายนอก เช่น Adobe Sign หรือ DocuSign ซึ่งช่วยลดค่าใช้จ่ายและเสริมความปลอดภัยจากการรวมศูนย์ข้อมูลในระบบ Google
สรุป
ฟีเจอร์ eSignature บน Google Workspace คือคำตอบใหม่ของการจัดการเอกสารในยุคดิจิทัล ที่รวมความสะดวก ปลอดภัย และเป็นมืออาชีพไว้ในที่เดียว
ไม่ว่าจะเป็นเจ้าของกิจการ, ฝ่ายทรัพยากรบุคคล, หรือทีมขาย ก็สามารถใช้ฟีเจอร์นี้เพื่อลดขั้นตอนการทำงาน เพิ่มประสิทธิภาพ และสร้างความประทับใจให้กับลูกค้าและพาร์ตเนอร์ได้อย่างแน่นอน
ที่มา workspace
