ก้าวข้ามขีดจำกัดของกระบวนการสร้างเอกสารแบบพื้นฐาน ใช้งานหลายเทมเพลต เลือกเทมเพลตตามเงื่อนไข และจัดส่งได้อย่างอัตโนมัติผ่าน Automation Flow Designer
ก่อนหน้านี้ การทำงานแบบอัตโนมัติในเทมเพลตของ Zoho Writer จะจำกัดอยู่เพียงไม่กี่การกระทำที่กำหนดไว้ล่วงหน้า เช่น การผสานและจัดเก็บ, ผสานและส่งอีเมล หรือผสานและส่งเพื่อให้ลงนาม แต่หากต้องการรวมหลายเทมเพลตเป็นเอกสารเดียว เลือกเทมเพลตตามเงื่อนไข หรือแนบหลายไฟล์ส่งทางอีเมล จะต้องใช้เครื่องมือที่มีความยืดหยุ่นมากกว่านี้
ด้วย Automation Flow Designer ตัวใหม่ ที่สามารถจัดการกับความต้องการที่ซับซ้อนเหล่านี้ได้อย่างง่ายดาย ด้วยวิธีแบบไม่ต้องเขียนโค้ด
และยังสามารถทำงานขั้นสูง เช่น ทำเครื่องหมายว่าเอกสารเป็นฉบับสุดท้าย, ผสานเอกสารกับอีกไฟล์หนึ่ง, แปลงเอกสารเป็น PDF หรือสเปรดชีต—โดยยังคงการตั้งค่าของเทมเพลตไว้ได้ นอกจากนี้ยังสามารถย้ายไฟล์ที่ผสานแล้วไปยังโฟลเดอร์อื่น, หยุดการทำงานร่วมกันชั่วคราว, จัดการคอมเมนต์ และอื่น ๆ ได้อีกมากมายผ่าน Automation Flow Designer ใหม่นี้
วิธีใช้งาน Automation Flow Designer
Automation Flow Designer มาพร้อมอินเทอร์เฟซแบบลากและวาง (drag-and-drop) เพื่อจัดวางการ์ดของการกระทำ เชื่อมโยงตรรกะของเวิร์กโฟลว์ และตั้งค่าการกระทำแต่ละรายการตามที่ต้องการ
ตัวอย่างเช่น การ์ดสามารถใช้เพื่อระบุเทมเพลต และกำหนดกฎต่าง ๆ เพื่อให้เวิร์กโฟลว์ดำเนินไปตามเส้นทางเฉพาะได้แบบไดนามิก
เพียงแค่ลากการ์ดที่ต้องการลงบนแผงออกแบบ จัดเรียงให้เป็นกลุ่ม แล้วออกแบบเวิร์กโฟลว์ตั้งแต่ต้นจนจบได้อย่างราบรื่น
มาดูตัวอย่างการใช้งาน Automation Flow Designer กับกรณีทางธุรกิจจริงกัน
1. ควบคุมรูปแบบการจัดส่งตามเงื่อนไข
กรณีธุรกิจ: หน่วยงานด้านมูลนิธิจำเป็นต้องส่งใบเสร็จการบริจาคให้กับผู้บริจาค
ความท้าทาย: ผู้บริจาคบางรายมีที่อยู่อีเมล ในขณะที่บางรายไม่มี
ทางออก:
-
ผู้บริจาคที่มีอีเมลจะได้รับใบเสร็จทางกล่องอีเมลโดยตรง
-
ส่วนผู้ที่ไม่มีอีเมลจะต้องมารับใบเสร็จฉบับพิมพ์ด้วยตนเองที่สำนักงาน
Automation Flow Designer จะช่วยให้คุณทำสิ่งนี้ได้อย่างไร
1. เริ่มต้นกระบวนการอัตโนมัติ
เวิร์กโฟลว์จะเริ่มทำงานเมื่อถึงเวลาส่งใบเสร็จบริจาค
2. สร้างเอกสารใบเสร็จแบบรายบุคคล
ระบบจะสร้างใบเสร็จแบบกำหนดเองให้กับผู้บริจาคแต่ละรายโดยอัตโนมัติ
3. กรองข้อมูลตามที่อยู่อีเมล
ใช้การ์ด “Filter Data” เพื่อแบ่งข้อมูลออกเป็น 2 กลุ่ม:
-
พอร์ต 1: ผู้บริจาคที่มีอีเมล
-
พอร์ตเริ่มต้น: ผู้บริจาคที่ไม่มีอีเมล
4. จัดส่งตามประเภทที่เหมาะสม
- สำหรับผู้ที่มีอีเมล: ระบบส่งใบเสร็จทางอีเมลโดยอัตโนมัติ
- สำหรับผู้ที่ไม่มีอีเมล: ระบบเรียกใช้ Webhook เพื่อแจ้งให้เจ้าหน้าที่พิมพ์ใบเสร็จ และจัดเตรียมไว้สำหรับให้ผู้บริจาคมารับด้วยตนเองที่สำนักงาน
2. เลือกเทมเพลตแบบไดนามิกจากหลายเทมเพลตด้วยการกรองข้อมูล
กรณีธุรกิจ:
บริษัทกฎหมายแห่งหนึ่งมีบริการ 3 ประเภท ได้แก่ บริการให้คำปรึกษา, การดำเนินคดี และการให้คำแนะนำเฉพาะทาง ซึ่งต้องจัดทำสัญญาโดยใช้เทมเพลตที่เหมาะสมกับบริการที่ลูกค้าเลือก
ความท้าทาย:
บริษัทมีเทมเพลตสำหรับแต่ละประเภทของบริการ ดังนั้นระบบต้องสามารถเลือกเทมเพลตที่ถูกต้องโดยอัตโนมัติตามประเภทของบริการที่ลูกค้าเลือก
-
หากลูกค้าเลือก บริการให้คำปรึกษา → ต้องใช้ Consultation Agreement Template
-
หากลูกค้าเลือก บริการให้คำแนะนำเฉพาะทาง → ต้องใช้ Advisory Services Agreement Template
-
หากลูกค้าเลือก การดำเนินคดี → ต้องใช้ Litigation Engagement Agreement Template
ทางออก:
Automation Flow Designer รุ่นใหม่สามารถแก้ปัญหานี้ได้ด้วย Filter Cards ที่ช่วยตั้งเงื่อนไข และระบุเทมเพลตที่ต้องใช้ได้อย่างแม่นยำ
Automation Flow Designer จะช่วยคุณได้อย่างไร
1. เริ่มต้นกระบวนการอัตโนมัติ
เวิร์กโฟลว์เริ่มทำงานทันทีที่ลูกค้าเลือกบริการและส่งแบบฟอร์ม
2. กรองข้อมูลตามประเภทของบริการ
การ์ด “Filter Data” จะตรวจสอบค่าที่อยู่ในฟิลด์ “ประเภทบริการ” และเลือกเทมเพลตที่เหมาะสมโดยอัตโนมัติ
- ถ้าเลือก Consultation → สร้างสัญญาจาก Consultation Agreement Template
- ถ้าเลือก Advisory Services → สร้างสัญญาจาก Advisory Services Agreement Template
- ถ้าเลือก Litigation → สร้างสัญญาจาก Litigation Engagement Agreement Template
3. ส่งสัญญาที่สร้างให้ลูกค้าทางอีเมล
เมื่อระบบสร้างสัญญาเสร็จเรียบร้อยแล้ว ระบบจะส่งสัญญานั้นให้ลูกค้าทางอีเมล โดยแนบเป็นไฟล์หรือลิงก์ตามที่กำหนดไว้ในเวิร์กโฟลว์
3. เลือกหลายเทมเพลตเพื่อสร้างเอกสาร พร้อมการจัดเส้นทางข้อมูล (Data Routing)
กรณีธุรกิจ:
กลับมาที่บริษัทกฎหมายอีกครั้ง คราวนี้สมมุติว่าบริษัทอนุญาตให้ลูกค้าเลือกใช้บริการได้มากกว่าหนึ่งประเภทในคราวเดียว จึงต้องสร้างสัญญาหลายฉบับโดยใช้เทมเพลตที่ตรงกับบริการที่ลูกค้าเลือกทั้งหมด
ความท้าทาย:
จากเดิมที่ลูกค้าเลือกบริการได้เพียงประเภทเดียว ทำให้เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติค่อนข้างง่าย
แต่เมื่อสามารถเลือกได้หลายบริการ การใช้ Filter Card จะต้องสร้างเงื่อนไขแยกย่อยตามทุกชุดของบริการที่เป็นไปได้ ซึ่งทำให้เวิร์กโฟลว์มีความซับซ้อนสูง และยากต่อการดูแลในระยะยาว
นอกจากนี้ หากในอนาคตมีการเพิ่มบริการใหม่ ก็จะต้องเพิ่มเงื่อนไขและปรับโครงสร้างเดิมอีกด้วย
ทางออก:
Automation Flow Designer ขั้นสูงสามารถใช้ Route Card เพื่อกำหนดเส้นทางเฉพาะให้กับแต่ละเทมเพลต และส่งข้อมูลของลูกค้าไปยังเส้นทางที่ตรงกับบริการที่เลือกโดยอัตโนมัติ เพื่อสร้างเอกสารสัญญาที่จำเป็นทั้งหมด
Automation Flow Designer จะช่วยคุณได้อย่างไร
1. เริ่มกระบวนการอัตโนมัติ
ระบบจะเริ่มทำงานทันทีเมื่อลูกค้าเลือกบริการและส่งฟอร์ม
2. ส่งข้อมูลไปยังเส้นทางที่เกี่ยวข้องผ่าน Route Card
Route Card จะตรวจสอบว่าลูกค้าเลือกบริการใดบ้าง จากนั้นจะส่งข้อมูลเข้าสู่แต่ละเส้นทางที่ตรงกับบริการ เพื่อสร้างสัญญาที่เกี่ยวข้องแบบแยกเทมเพลต
- ถ้าเลือกเฉพาะ Consultation → ข้อมูลจะวิ่งผ่าน 1 เส้นทาง → สร้างเฉพาะ Consultation Agreement
- ถ้าเลือก Consultation และ Advisory Services → ข้อมูลจะวิ่งผ่าน 2 เส้นทาง → สร้าง Consultation Agreement และ Advisory Services Agreement
- ถ้าเลือกครบทั้ง Consultation, Advisory Services และ Litigation → ข้อมูลจะวิ่งผ่าน 3 เส้นทาง → สร้างเอกสารทั้ง 3 ฉบับ
3. แชร์เอกสารสัญญาที่สร้างแล้ว
เมื่อระบบสร้างสัญญาทั้งหมดเสร็จเรียบร้อยแล้ว จะส่งสัญญาให้ลูกค้าทางอีเมลในรูปแบบไฟล์แนบหรือผ่านลิงก์ตามที่กำหนดไว้ในเวิร์กโฟลว์
4. สร้างเอกสารหลายฉบับและส่งเพื่อขอลงนาม—all-in-one flow
กรณีธุรกิจ:
โรงพยาบาลต้องส่งเอกสารสรุปการจำหน่ายผู้ป่วย ซึ่งประกอบด้วยรายงานการรักษา ใบสั่งยา และคำแนะนำหลังการรักษาให้กับผู้ป่วยในรูปแบบอีเมลหลังจากออกจากโรงพยาบาล
ความท้าทาย:
เอกสารแต่ละฉบับถูกสร้างแยกจากกัน แต่ผู้ป่วยควรได้รับเอกสารทั้งหมดในอีเมลเดียวเพื่อความสะดวก
ทางออก:
ใช้ Automation Flow Designer เพื่อสร้างเอกสารทั้งหมดในเวิร์กโฟลว์เดียว และแนบเอกสารแต่ละฉบับเป็นไฟล์แนบในอีเมลเดียวส่งให้ผู้ป่วย
Automation Flow Designer จะช่วยคุณได้อย่างไร
-
เริ่มกระบวนการอัตโนมัติ
เวิร์กโฟลว์จะเริ่มทำงานทันทีเมื่อมีการจำหน่ายผู้ป่วยออกจากโรงพยาบาล
-
สร้างเอกสารแต่ละฉบับโดยอัตโนมัติ
- Template 1: รายงานการรักษา (ลงนามโดยแพทย์และหัวหน้าแพทย์)
- Template 2: ใบสั่งยา (ลงนามโดยเภสัชกรหรือแพทย์ผู้สั่งจ่าย)
- Template 3: คำแนะนำการชำระเงิน (ลงนามโดยเจ้าหน้าที่การเงินหรือผู้บริหารโรงพยาบาล)
3. รวมเอกสารทั้งหมดเพื่อเตรียมจัดส่ง
ระบบจะรวมเอกสารที่สร้างทั้งหมดไว้ในชุดเดียวเพื่อเตรียมส่งออก
4. ส่งเพื่อขอลงนามจากผู้เกี่ยวข้อง
ระบบจะส่งเอกสารไปให้แต่ละฝ่ายลงนาม (แพทย์ เภสัชกร และผู้ป่วย ตามลำดับ)
5. ส่งอีเมลถึงผู้ป่วยพร้อมไฟล์แนบทั้งหมด
เมื่อทุกฝ่ายลงนามเสร็จสิ้น ระบบจะส่งอีเมลถึงผู้ป่วยโดยแนบเอกสารทั้งหมดเป็นไฟล์แยกในอีเมลเดียว เพื่อให้ผู้ป่วยเข้าถึงข้อมูลได้ง่าย ครบถ้วน และเป็นทางการ
-
ดูภาพรวมได้ในพริบตา
คุณสามารถมองเห็นเวิร์กโฟลว์ทั้งหมดได้ในหน้าเดียว เพื่อให้มั่นใจว่าครอบคลุมทุกขั้นตอนที่จำเป็น -
ปรับแต่งได้ง่ายโดยไม่กระทบโครงสร้างเดิม
ต้องการเพิ่มการ์ดใหม่หรือปรับตรรกะของเวิร์กโฟลว์? ทำได้ทันทีโดยไม่ทำให้การตั้งค่าที่มีอยู่เสียหาย เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการขยายเวิร์กโฟลว์ที่ซับซ้อนมากขึ้นเรื่อย ๆ
ที่มา zoho
