Blog - 18 วิธีจาก Gmail ที่จะช่วยจัดการกล่องจดหมายให้กับคุณ

18 วิธีจาก Gmail ที่จะช่วยจัดการกล่องจดหมายให้กับคุณ

18 วิธีจาก Gmail ที่จะช่วยจัดการกล่องจดหมายให้กับคุณ

          ทาง Google ได้ตระหนักถึงประโยชน์ที่ผู้ใช้งาน Gmail ควรจะได้รับ จากการใช้งานอีเมล จึงได้รวบรวมฟีเจอร์ต่าง ๆ ที่ผู้ใช้งานอาจยังไม่ทราบว่ามีบน Gmail หรือ ยังไม่เคยลองเปิดใช้งาน ซึ่งจะเป็นตัวช่วยให้การใช้งานอีเมลให้สะดวกรวดเร็ว อีกทั้งยังทำให้กล่องจดหมายของผู้ใช้งานมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ด้วยฟีเจอร์ต่าง ๆ ดังต่อไปนี้

Composing Messages

       1. Smart Compose ฟีเจอร์ใหม่ที่มากับ New Gmail ตัวช่วยอำนวยความสะดวกและทำให้ประหยัดเวลามากขึ้น โดยจะช่วยเสนอหรือเติมข้อความแบบอัตโนมัติ จากการคาดเดาสิ่งที่คุณกำลังจะพิมพ์ ทำให้การพิมพ์ข้อความลงบนอีเมลของคุณสะดวกและรวดเร็วยิ่งขึ้น 

18 วิธีจาก Gmail ที่จะช่วยจัดการกล่องจดหมายให้กับคุณ

[ Smart Compose การเติมข้อความอัตโนมัติสำหรับการพิมพ์ข้อความลงบนอีเมลของคุณ ]

           หากผู้ใช้งาน New Gmail ต้องการทดลองใช้งาน ให้ไปที่การตั้งค่าทั่วไป (Settings > General) เปิดใช้ ตัวเลือก “สิทธิ์เข้าถึงแบบทดลอง” (Experimental Access) เสร็จแล้วคลิก "บันทึกการเปลี่ยนแปลง" (Save Change) เมื่อบันทึกแล้ว Gmail จะรีเฟรชตัวเอง
           เมื่อเปิดการใช้งานเขียนอีเมลฉบับใหม่ (Compose) Smart Compose จะทำงานอัตโนมัติ โดยคุณจะได้รับการเสนอข้อความจากการคาดเดาของ Gmail ทันทีที่ เริ่มพิมพ์ข้อความลงบนอีเมลที่กำลังสร้างใหม่

       2. Canned Responses Templates อีกหนึ่งตัวช่วยในการเขียนอีเมลฉบับใหม่ (Compose) เป็นการบันทึกเทมเพลตหรือรูปแบบของข้อความเอาไว้ เพื่อความรวดเร็วในการเขียนอีเมลครั้งถัดไปสามารถเรียกใช้งานได้โดยไม่ต้องเสียเวลาพิมพ์เทมเพลตเดิมอีกครั้ง
           สำหรับผู้ใช้งาน New Gmail ไปที่การตั้งค่าขั้นสูง (Settings >Advanced) และเปิดใช้งาน "คำตอบสำเร็จรูป (เทมเพลต)" (Canned Responses Templates)
           สำหรับ ผู้ใช้งาน Classic Gmail ไปที่การตั้งค่าห้องทดลอง (Settings > Labs) และเปิดใช้งาน "คำตอบสำเร็จรูป(เทมเพลต)" (Canned Responses Templates) แล้วคลิก "บันทึกการเปลี่ยนแปลง" (Save Change)
           หมายเหตุ : พิมพ์ข้อความที่ต้องการสร้างเป็นเทมเพลตแล้วให้กด ปุ่มตัวเลือกเพิ่มเติม (More options) จุดสามจุดด้านล่างของหน้า Compose จากนั้นให้คลิกที่ “การตอบกลับสำเร็จรูป” ตามด้วย “การตอบกลับสำเร็จรูปใหม่” (Canned Responses > New Canned response) เพื่อสร้างเทมเพลตของข้อความที่ต้องการ

       3. Snooze ฟีเจอร์ที่ช่วยในการเตือนหรือเตือนอีเมลที่สำคัญแต่ยังไม่มีเวลาที่จะเปิดอ่าน ซึ่งผู้ใช้งานสามารถไปตั้งค่าเพื่อกำหนดวันที่และเวลาเริ่มต้นในการแจ้งเตือนหรือตั้งปลุกได้ทั้งบนเว็บไซต์ https://keep.google.com  และแอพ Keep บนมือถือ

       4. Compose โดยปกติแล้ว Gmail จะให้หน้าต่างสำหรับเขียนอีเมลใหม่ อยู่ที่มุมล่างด้านขวา ถ้าต้องการมุมมองแบบอยู่ตรงกลางหน้าจอ และเต็มหน้าจอ สามารถคลิกที่ ไอคอนลูกศรเต็มหน้าจอ (Full Screen) ตรงมุมขวาบนของหน้า Compose เพื่อปรับมุมมองให้เต็มหน้าจอ
           แต่ถ้าผู้ใช้งานต้องการเขียนอีเมลในแบบเต็มหน้าจอทุกครั้งที่เรียกใช้งาน สามารถปรับการตั้งค่าได้ โดยคลิกที่ปุ่ม ตัวเลือกสามจุด (More Option) ในหน้าต่าง Compose ข้าง ๆ ตัวเลือก ถังขยะ (Discard Draft) และเลือก "เริ่มต้นเป็นแบบเต็มหน้าจอ" (Default to full Screen) เพื่อการเรียกใช้งาน Compose ในครั้งถัดไป จะเป็นหน้าต่างขนาดใหญ่ และอยู่ตรงกลางของหน้าจอเสมอ

       5. Send & Archive ปุ่มเก็บข้อความทันที เหมาะสำหรับการเก็บข้อความที่ชอบและต้องการที่จะเก็บเอาไว้ทันที ซึ่ง Gmail ได้รวมขั้นตอนในการกดส่งและเก็บอีเมล (Send & Archive) ไว้ในปุ่มเดียว

18 วิธีจาก Gmail ที่จะช่วยจัดการกล่องจดหมายให้กับคุณ

[ Send และ Archive ได้รวมไว้ในปุ่มเดียว ]

           สามารถเปิดใช้งานฟีเจอร์นี้ได้ โดยไปที่ การตั้งค่าทั่วไป > ไปที่ตัวเลือก “ส่งและเก็บ” (Setting > Send & Archive) คลิก "แสดงปุ่ม ส่งและเก็บ ในการตอบกลับ” แล้ว “บันทึกการเปลี่ยนแปลง” (Send & Archive > Save Change)
           ทุกครั้งเมื่อคลิกปุ่ม “ตอบกลับ” (Reply) อีเมลจะเห็น ปุ่ม “ส่งและจัดเก็บ” (Send & Archive)  อยู่ในปุ่มเดียวกันเสมอ

       6. Undo Send ยกเลิกการส่งอีเมล เป็นอีกหนึ่งตัวช่วยเมื่อคุณเปลี่ยนใจที่จะไม่ส่งอีเมลออกไป
           สำหรับการเปิดใช้งาน ให้ไปที่การตั้งค่าทั่วไป > ตัวเลือก “ยกเลิกการส่ง” (Setting > Undo Send) สามารถกำหนดระยะเวลาในการกดยกเลิกได้ตั้งแต่ 5, 10, 20 และ 30 วินาที ซึ่งหมายความว่าผู้ใช้งานมีเวลาในการตัดสินใจที่จะกดยกเลิกการส่งได้ สูงสุดถึง 30 วินาที 

การอ่านจดหมาย (Reading Your Mail)

       7. Inbox Type ประเภทกล่องจดหมาย ผู้ใช้งานสามารถกำหนดสิ่งที่ต้องการมองเห็นในกล่องจดหมายได้ ไปที่แถบเมนูกล่องจดหมาย (inbox) ด้านซ้ายของ Gmail เมื่อเลื่อนเมาส์ไปที่ “กล่องจดหมาย” (inbox) ให้คลิกที่ลูกศรหัวกลับ จะเห็นตัวเลือก ประเภทกล่องจดหมาย 5 ตัวเลือก สามารถเลือกเพื่อกำหนดรูปแบบของกล่องจดหมายได้ เริ่มจาก
           - ค่าเริ่มต้น (Defult) เป็นการตั้งค่ารูปแบบมาตรฐาน 
           - สำคัญปรากฏก่อน (Important first) จะแบ่งกล่องจดหมายของคุณในช่วงครึ่งปี โดย Google ได้พิจารณาแล้วว่าสำคัญ
           - ยังไม่อ่านปรากฏก่อน (Unread first) เลือกให้ข้อความที่ยังไม่ได้เปิดอ่านปรากฏขึ้นส่วนบนของหน้าจอเสมอ
           - ติดดาวปรากฏก่อน (Starred first) จดหมายที่ถูกติดดาวเอาไว้จะปรากฎที่ด้านบนของจดหมายอื่นเสมอ
           - กล่องจดหมายสำคัญ (Priority Inbox) จะรวมจดหมายที่ยังไม่ได้เปิดอ่านและที่ติดดาวเอาไว้ให้เห็นอันดับแรก
           สิ่งเหล่านี้จะช่วยให้ผู้ใช้งานสามารถสร้างและกำหนดส่วนที่ต้องการได้ เพื่อจัดเรียงตามหมวดหมู่ของข้อความตามที่สนใจ

       8. Inbox Type > Default หากผู้ใช้งานเลือกใช้ประเภทกล่องจดหมายแบบค่าเริ่มต้น (Default) อยู่ สามารถเข้าไปจัดการกับหมวดหมู่ (Categories) เพื่อแบ่งประเภทของจดหมายที่จะได้รับ ทำให้กล่องจดหมายเป็นระเบียบมากขึ้น
           ไปที่ การตั้งค่า > กล่องจดหมาย (Setting > inbox)  ติ๊กเลือก หมวดหมู่ ที่ต้องการให้ขึ้นที่แถบบนของกล่องจดหมาย > เสร็จแล้ว กดบันทึก (Categories > Save Change)

18 วิธีจาก Gmail ที่จะช่วยจัดการกล่องจดหมายให้กับคุณ

เลือกหมวดหมู่ (Categories) ที่ต้องการ เพื่อแบ่งประเภทของจดหมายที่จะได้รับ

       9. Inbox Type > Priority Inbox หากผู้ใช้งานเลือกใช้ประเภทกล่องจดหมายสำคัญ ในการแบ่งประเภทของจดหมาย สามารถเข้าไปตั้งค่าหรือเลือกตัวเลือกที่ Gmail มีไว้ให้จัดการกับกล่องจดหมายของคุณเพิ่มเติมได้ 
           โดยไปที่ ไปที่ การตั้งค่า > กล่องจดหมาย (Setting > inbox) เลือกรายการที่ช่วยในการแบ่งส่วนของกล่องจดหมาย > เสร็จแล้ว กดบันทึก (Inbox sections > Save change)

18 วิธีจาก Gmail ที่จะช่วยจัดการกล่องจดหมายให้กับคุณ

                             การตั้งค่า กล่องจดหมายสำคัญ (Priority Inbox) เป็นตัวช่วยในการปรับแต่งและจัดระเบียบ                              ให้กับกล่องจดหมายของผู้ใช้งานได้เป็นอย่างดี

       10. Display density ผู้ใช้สามารถเลือกทดลองใช้มุมมองต่าง ๆ ของการแสดงผลกล่องจดหมาย
             ผู้ใช้ Classic Gmail ให้คลิกที่ ปุ่ม Setting > ตัวเลือก “ความหนาแน่นของการแสดงผล” (Display density) จะมีมุมมองแบบ “มาตรฐาน” (“Comfortable”), แบบ “สบายตา” (“Cozy”) และแบบ “หนาแน่น” (“Compact”) ให้ใช้งาน
             สำหรับ New Gmail คลิกที่ ปุ่ม Setting > ตัวเลือก ความหนาแน่นของการแสดงผล (Display density) เมื่อคลิกแล้ว จะมีหน้าต่างให้เลือกมุมมอง แบบ “ค่าเริ่มต้น” (“Default”), แบบ “สบาย” (“Comfortable”) และแบบ “กะทัดรัด” (“Compact”) เมื่อเลือกเสร็จแล้ว คลิก “ตกลง” (OK)

       11. Preview Pane ทาง Gmail ได้เพิ่มมุมมองแสดงตัวอย่าง คล้ายกับ Outlook.com ซึ่งฟีเจอร์นี้จะช่วยให้ผู้ใช้งาน เห็นเนื้อความในจดหมายได้ทันที ในขณะที่ยังอยู่ที่หน้ากล่องจดหมาย (Inbox)
             การตั้งค่า สำหรับ Classic Gmail  ไปที่ ห้องทดลอง > ตัวเลือก ห้องทดลองที่เปิดใช้ > กดปุ่ม ใช้งาน > บันทึกการเปลี่ยนแปลง (Setting > Labs > Preview Pane > Enable > Save Change)
             สำหรับผู้ใช้งาน New Gmail  ไปที่การตั้งค่าขั้นสูง > ตัวเลือก ช่องแสดงตัวอย่าง > คลิกที่ปุ่ม ใช้งาน > แล้วกด บันทึกการเปลี่ยนแปลง (Advanced > Preview Pane >Enable > Save Change)
             แล้วกลับไปที่ หน้ากล่องจดหมาย (Inbox)  คลิกที่ปุ่ม สลับโหมดแบ่งช่อง (Toggle Split pane mode) อยู่ที่ด้านบนมุมขวา ข้าง ๆ ปุ่มเครื่องมือป้อนข้อมูล (Input tools) เมื่อคลิกสลับโหมดแล้ว หน้ากล่องจดหมายจะแบ่งช่องอีเมล กับมุมมองแสดงตัวอย่าง ทันที (ตามรูปด้านล่าง)

18 วิธีจาก Gmail ที่จะช่วยจัดการกล่องจดหมายให้กับคุณ

                                    การตั้งค่า ช่องแสดงตัวอย่าง (Preview Pane) จะช่วยให้ผู้ใช้ดูเนื้อหาของอีเมลได้ทันที                                      โดยไม่ต้องออกจากหน้ากล่องจดหมาย (Inbox)

        12. Maximum page size ผู้ใช้งานสามารถตั้งค่าเพื่อแบ่งหน้ารายการจดหมายได้ สูงสุดถึง 100 ฉบับ ให้ไปที่ การตั้งค่าทั่วไป > ตัวเลือก ขนาดหน้าเว็บสูงสุด > และ เลือกจำนวนที่ต้องการให้แสดงรายการจดหมายที่หน้า Inbox เสร็จแล้ว > กด บันทึกการเปลี่ยนแปลง (Setting > Maximum page size > Save Change)

การเพิ่มประสิทธิภาพ และการจัดระเบียบองค์กร (Optimizing And Organizing)

       13. Stars การทำเครื่องหมายหรือทำสัญลักษณ์ไว้ที่จดหมายหรือข้อความที่เห็นว่าสำคัญ ถือเป็นตัวช่วยที่ทำให้เห็นอีเมลได้ชัดยิ่งขึ้น ซึ่ง Gmail มีสัญลักษณ์ที่ผู้ใช้สามารถนำมาใช้ได้ ไปที่การตั้งค่าทั่วไป > ไปที่ดาว (Setting > Stars) จะเห็นว่ามีเครื่องหมายหรือสัญลักษณ์ให้เลือกมาใช้ได้ถึง 11 รายการ ประกอบไปด้วย ดาวหลากหลายสี,เครื่องหมายอัศเจรีย์, เครื่องหมายคำถาม และเครื่องหมาย ติ๊กถูก เพียงแค่ลาก และวางสัญลักษณ์หรือเครื่องหมายที่คุณต้องการ ไปไว้ที่แถบ “การใช้งาน” (In use)

       14. labels จัดระเบียบป้ายกำกับ ที่แถบเมนูด้านซ้ายที่กล่องจดหมาย (Inbox) ผู้ใช้งานสามารถจัดการกับป้ายกำกับ (labels) ที่ไม่ได้ใช้งาน เพื่อให้กล่องขาเข้า (inbox) มีประสิทธิภาพและเลือกเปิดใช้งานให้ตรงกับความต้องการมากขึ้น
             ไปที่การตั้งค่า ป้ายกำกับ (labels) จะเห็นว่ามีตัวเลือก “ป้ายกำกับของระบบ และ หมวดหมู่” ที่สามารถเลือกได้เลยว่าต้องการให้ “แสดงรายการป้ายกำกับ” หรือ “ซ่อนรายการป้ายกำกับ”
             อีกทั้งผู้ใช้งานยังสามารถสร้างป้ายกำกับใหม่ได้ด้วยตัวเอง หากหาป้ายกำกับไม่เจอ ให้ คลิกที่ตัวเลือก เพิ่มเติม (More)

       15. Tasks แอพลิเคชันที่ถูกเพิ่มไว้บน New Gmail ฟีเจอร์นี้จะช่วยแจ้งเตือนการทำงานแบบเชื่อมโยงกันผ่าน Task และ Calendar  โดยให้ผู้ใช้ เข้าไปที่ แอพ Calendar หรือ https://calendar.google.com เพื่อเชื่อมต่อกับ Tasks
             เมื่ออยู่ที่หน้าปฏิทิน ให้ดูที่แถบ ปฏิทินของฉัน > ทางด้านซ้าย แตะที่ตัวเลือก > ช่วยเตือน ​> คลิกที่สามจุด แล้วเลือก “สลับไปที่ Tasks”  (My Calendars > Reminders > Switch to Tasks)
             ต่อจากนี้งานใดก็ตาม ที่ผู้ใช้ได้กำหนดวันที่และสิ่งที่ต้องทำไว้ บน Tasks ผ่าน Gmail หรือ ได้เพิ่มสิ่งที่ต้องทำ ผ่านแอพ Tasks  บนมือถือ ทุกงานที่มีการกำหนดวันที่เอาไว้ จะปรากฏบนปฏิทินของผู้ใช้งานโดยอัตโนมัติ

       16. Custom keyboard shortcuts แป้นพิมพ์ลัด ผู้ใช้งานสามารถเปิดใช้งานและสร้างทางลัดได้แบบกำหนดเอง 
             สำหรับ Classic Gmail ให้ไปตั้งค่าที่ ห้องทดลอง > แป้นพิมพ์ลัดแบบกำหนดเอง > เลือกปุ่ม ใช้งาน (Labs > Custom keyboard shortcuts > Enable)
             ส่วน New Gmail ให้ไปตั้งค่าที่ขั้นสูง > แป้นพิมพ์ลัดแบบกำหนดเอง > เลือกปุ่ม ใช้งาน > แล้ว บันทึกการเปลี่ยนแปลง (Advance > Custom keyboard shortcuts > Enable > Save Changes)

18 วิธีจาก Gmail ที่จะช่วยจัดการกล่องจดหมายให้กับคุณ

การตั้งค่า แป้นพิมพ์ลัดแบบกำหนดเอง (Custom keyboard shortcuts) เพื่อกำหนดทางลัดให้เหมาะกับงานของคุณ

       17. Filters and Blocked Addresses ปัญหาอีเมลขยะ อีเมลสแปม และโฆษณาที่เข้ามาในกล่องจดหมายหลัก สามารถจัดการกับปัญหาเหล่านี้ได้ โดยเข้าไปในหน้าข้อความที่ก่อกวน จากนั้น คลิกที่ตัวเลือกสามจุดที่มุมบนขวา (ข้าง ๆ ตัวเลือก Reply) > คลิก "บล็อก" (Block) เพื่อให้อีเมลที่เลือกนั้น เข้าไปอยู่ใน โฟลเดอร์อีเมลสแปมของคุณโดยอัตโนมัติ
             หากต้องการที่จะจัดการรายชื่ออีเมลที่ได้บล็อกไว้ ให้ไปที่การตั้งค่า และเลือกเมนู "ตัวกรองและที่อยู่ที่บล็อกไว้" (Filters and Blocked Addresses)

       18. Mode Offline โหมดออฟไลน์ ฟีเจอร์ที่จะช่วยให้ผู้ใช้งานสามารถอ่านข้อความ และ เขียนอีเมลใหม่ได้ ถึงแม้จะไม่ได้เชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต 
             สำหรับ New Gmail เปิดใช้ที่การตั้งค่า > ออฟไลน์ (Setting > Offline) จากนั้นกำหนดจำนวนอีเมลที่ต้องการ ทาง Gmail ให้สูงสุด 90 วัน เพื่อเปิดอ่านอีเมลหรือโหลดไฟล์มาใช้งานได้ในขณะออฟไลน์อยู่
             การตั้งค่าออฟไลน์ของ Classic Gmail (Setting > Offline) ผู้ใช้งานจะต้องคลิก ติดตั้ง Gmail Offline ผู้ใช้งานสามารถเลือก เพิ่มลงที่เว็บไซต์ (Add to Chrome) หรือ เลือกใช้งานบนเว็บไซต์ (Visit Website) 

โดยทั้ง 2 วิธี นี้ ผู้ใช้จะต้องคลิกอนุญาตให้ใช้เมลแบบออฟไลน์ก่อน จึงจะสามารถใช้งานได้
เมื่อดำเนินการตามที่ระบบได้แจ้งแล้ว ก็สามารถใช้งานแบบออฟไลน์ได้ทันที ส่วนอีเมลที่ถูกเขียนใหม่ในช่วงที่ไม่มีอินเทอร์เน็ต จะถูกบันทึกไว้ที่กล่องจดหมายขาออก เมื่อกลับมาเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตอีกครั้ง ระบบจะส่งอีเมลที่บันทึกไว้ทันที

ที่มา : fastcompany

 

Comments