Microsoft ได้ประกาศการเปิดตัวฟีเจอร์ใหม่ที่น่าตื่นเต้นในผลิตภัณฑ์สำนักงานออนไลน์อย่าง Word, Excel และ PowerPoint บนเว็บ โดยจะช่วยลดความยุ่งยากในการขอสิทธิ์เข้าถึงเอกสารสำคัญ ซึ่งเป็นปัญหาที่ผู้ใช้หลายคนประสบอยู่เป็นประจำ
ในอดีต การขอสิทธิในการแก้ไขเอกสารสำคัญหรือเข้าถึงไฟล์ที่จำเป็นต่อการทำงานมักจะใช้เวลานานและก่อให้เกิดความรำคาญในการทำงาน เนื่องจากต้องดาวน์โหลดไฟล์หรือขออนุญาตจากเจ้าของไฟล์ผ่านช่องทางต่าง ๆ เช่น Outlook หรือ Teams อย่างไรก็ตาม ฟีเจอร์ใหม่ที่ Microsoft เสนอได้ถูกออกแบบมาเพื่อให้การทำงานร่วมกันเป็นไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น
วิธีการใช้งาน
ฟีเจอร์ "Request more access" จะช่วยให้ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ดูอย่างเดียวสามารถขอสิทธิในการแก้ไขหรือตรวจสอบได้อย่างง่ายดาย โดยทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:
1. เปิดไฟล์ที่ต้องการเปลี่ยนการเข้าถึงใน Word, Excel หรือ PowerPoint บนเว็บ
2. คลิกที่ “Viewing” ที่มุมขวาบน และเลือก “Request more access”
3. ระบุสิทธิที่ต้องการ เช่น “Ask to edit” หรือ “Ask to review” และเขียนโน้ตถึงเจ้าของไฟล์ (การเขียนโน้ตเป็นทางเลือก)
4. คลิก “Send” เพื่อส่งคำขอ โดยคุณจะได้รับการแจ้งเตือนทางอีเมลเมื่อเจ้าของไฟล์ตอบกลับ
ในฐานะเจ้าของไฟล์ คุณจะได้รับอีเมลที่แสดงสิทธิ์ปัจจุบันของบุคคลนั้น การเข้าถึงที่พวกเขาขอ หมายเหตุของพวกเขา และตัวเลือกใน การเปลี่ยนการเข้าถึงหรือปฏิเสธคำขอ
ประโยชน์ที่ผู้ใช้จะได้รับ
ฟีเจอร์ใหม่นี้ไม่เพียงแต่ช่วยให้การเข้าถึงเอกสารเป็นไปได้อย่างง่ายดาย แต่ยังช่วยส่งเสริมการทำงานร่วมกันและเพิ่มประสิทธิภาพในการผลิตงานของทีมคุณ อีกทั้งยังสามารถติดตามสถานะคำขอได้โดยง่าย และลดข้อผิดพลาดในการสื่อสารระหว่างทีมงาน
ข้อกำหนดและความพร้อมใช้งาน
ฟีเจอร์นี้สามารถใช้ได้กับผู้ใช้ Microsoft 365 Enterprise เท่านั้น โดยต้องดูไฟล์ที่ถูกเก็บอยู่ใน OneDrive หรือ SharePoint ขององค์กรและมีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่ดี
Microsoft ยืนยันว่าฟีเจอร์นี้มีให้บริการแก่ผู้ใช้ทุกคนที่ใช้ Word, Excel และ PowerPoint บนเว็บ ซึ่งจะทำให้การทำงานร่วมกันในยามที่ต้องทำงานออนไลน์มีประสิทธิภาพมากขึ้น
ด้วยฟีเจอร์ใหม่นี้ Microsoft ยังคงมุ่งมั่นที่จะพัฒนาเครื่องมือที่ตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ และสนับสนุนให้การทำงานร่วมกันเป็นไปอย่างราบรื่น
สรุป
Microsoft ได้เปิดตัวฟีเจอร์ "Request more access" ที่ช่วยให้ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ดูอย่างเดียวสามารถขอสิทธิในการแก้ไขหรือรีวิวเอกสารได้อย่างง่ายดาย โดยไม่ต้องดาวน์โหลดไฟล์หรือสร้างความยุ่งยากในการติดต่อเจ้าของไฟล์ ฟีเจอร์นี้ช่วยให้การทำงานร่วมกันเป็นไปได้ง่ายและมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยสามารถใช้ได้กับผู้ใช้ Microsoft 365 Enterprise ที่ดูไฟล์ใน OneDrive หรือ SharePoint ขององค์กร
ที่มา techcommunity
