Google ได้ประกาศเพิ่มความสามารถใหม่ใน Google Workspace เพื่อช่วยให้ผู้ดูแลระบบองค์กรสามารถควบคุมการใช้งานแชตจากการประชุมได้มากขึ้น โดยได้เปิดตัว ตัวเลือกการจัดการ Continuous Meeting Chat สำหรับการประชุมใน Google Meet ซึ่งเป็นฟีเจอร์ที่ช่วยให้การสนทนาในห้องประชุมสามารถดำเนินต่อใน Google Chat ได้แม้การประชุมจะสิ้นสุดลงแล้ว

ฟีเจอร์ดังกล่าวเริ่มเปิดตัวตั้งแต่ปีที่ผ่านมา และในเดือนนี้ Google จะทยอยขยายการใช้งานไปยังโดเมนแบบ Scheduled Release โดยคาดว่าจะเริ่มในช่วงสัปดาห์ของวันที่ 23 มีนาคม ขณะเดียวกัน Google ยังได้เพิ่มเครื่องมือใหม่ใน Admin Console เพื่อให้ผู้ดูแลระบบสามารถกำหนดนโยบายการใช้งานฟีเจอร์นี้ในระดับองค์กรได้อย่างยืดหยุ่นมากขึ้น

เพิ่มตัวเลือกควบคุม Continuous Meeting Chat ใน Admin Console

ผู้ดูแลระบบสามารถเข้าไปตั้งค่าฟีเจอร์นี้ได้ผ่าน Workspace Admin Console ในเมนู Meet Safety Settings ซึ่งจะมีตัวเลือกใหม่ชื่อ Continuous Meeting Chat การตั้งค่านี้ช่วยให้ผู้ดูแลระบบกำหนดพฤติกรรมของแชตต่อเนื่องจากการประชุมได้ โดยมีตัวเลือกสำคัญดังนี้

1. กำหนดสถานะเริ่มต้นของฟีเจอร์

ผู้ดูแลระบบสามารถกำหนดค่าเริ่มต้นของ Continuous Meeting Chat ได้ว่า

• Default on — เปิดใช้งานฟีเจอร์เป็นค่าเริ่มต้น

• Default off — ปิดฟีเจอร์เป็นค่าเริ่มต้น

นอกจากนี้ยังสามารถกำหนดการตั้งค่าได้ตามระดับขององค์กร เช่น

• หน่วยงานย่อย (Organizational Units – OU)

• กลุ่มการตั้งค่า (Configuration Groups)

• ผู้ใช้รายบุคคล

2. ควบคุมสิทธิ์การปรับตั้งค่าโดยโฮสต์

อีกหนึ่งตัวเลือกสำคัญคือการกำหนดว่า ผู้จัดการประชุม (Meeting Host) สามารถเปลี่ยนแปลงการตั้งค่านี้ได้หรือไม่

• Hosts can modify — โฮสต์สามารถเปิดหรือปิด Continuous Meeting Chat สำหรับการประชุมของตนเองได้

• Hosts cannot modify — ล็อกค่าเริ่มต้นไว้ ไม่ให้โฮสต์เปลี่ยนแปลงการตั้งค่า

Google ระบุว่าฟีเจอร์นี้ช่วยให้องค์กรสามารถควบคุมการจัดการข้อมูลและการสื่อสารภายในได้ดีขึ้น โดยเฉพาะในประเด็นด้าน นโยบายความปลอดภัยและการกำกับดูแลข้อมูล (Compliance) ประโยชน์สำคัญของฟีเจอร์นี้ ได้แก่

• องค์กรสามารถ กำหนดการใช้งานฟีเจอร์ตามแผนการฝึกอบรมภายในองค์กร ได้อย่างเหมาะสม

• ช่วยลดความเสี่ยงด้าน การเก็บรักษาข้อความจากผู้ใช้งานภายนอก และการกระจายของข้อมูลจำนวนมาก (Data Sprawl)

• สามารถกำหนดให้ ข้อความที่เกิดขึ้นระหว่างการประชุมถูกเก็บไว้ใน Google Chat ตามระยะเวลาที่องค์กรกำหนด เพื่อรองรับข้อกำหนดทางกฎหมายหรือข้อกำหนดด้าน Compliance

วิธีเริ่มต้นใช้งาน

สำหรับผู้ดูแลระบบ (Admins)

• ฟีเจอร์นี้จะถูกตั้งค่าเริ่มต้นเป็น Default on พร้อมตัวเลือก Hosts can modify

• ผู้ดูแลระบบสามารถปรับเปลี่ยนการตั้งค่าได้ตาม OU, Configuration Groups หรือผู้ใช้รายบุคคล

• ต้องเปิดใช้งาน Google Chat ในองค์กรก่อน จึงจะสามารถตั้งค่า Continuous Meeting Chat ได้

สำหรับผู้ใช้งานทั่วไป (End Users)

• หากผู้ดูแลระบบอนุญาต โฮสต์สามารถเปิดหรือปิด Continuous Meeting Chat ได้จาก ตัวเลือกวิดีโอคอลในกิจกรรมการประชุมบน Google Calendar ก่อนเริ่มประชุม

• หากผู้ดูแลระบบตั้งค่าเป็น Hosts cannot modify ตัวเลือกดังกล่าวจะไม่ปรากฏให้โฮสต์ใช้งาน

การทยอยเปิดใช้งาน (Rollout)

ฟีเจอร์นี้เปิดให้ใช้งานแล้วสำหรับโดเมนทั้งสองประเภท ได้แก่

• Rapid Release domains

• Scheduled Release domains

แพ็กเกจ Google Workspace ที่รองรับ ฟีเจอร์ Continuous Meeting Chat พร้อมตัวเลือกควบคุมสำหรับผู้ดูแลระบบ รองรับในแพ็กเกจดังต่อไปนี้

Business

• Business Starter

• Business Standard

• Business Plus

Enterprise

• Enterprise Starter

• Enterprise Standard

• Enterprise Plus

Edition อื่น ๆ

• Frontline Starter / Standard / Plus

• Essentials Starter

• Enterprise Essentials

• Enterprise Essentials Plus

• Nonprofits