Zoho Sign ประกาศอัปเดตใหม่ล่าสุด ด้วยการรองรับการเชื่อมต่อกับ Microsoft SharePoint เพื่อยกระดับการจัดการเอกสารดิจิทัลให้มีความสะดวก รวดเร็ว และปลอดภัยมากยิ่งขึ้น โดยช่วยลดขั้นตอนการทำงานที่ซับซ้อนจากการสลับใช้งานหลายระบบ
โดยปกติ การนำเข้าเอกสารเพื่อเซ็น ส่งออก และสำรองข้อมูล มักต้องสลับไปมาระหว่างหลายแอปพลิเคชัน ซึ่งทำให้กระบวนการทำงานยุ่งยากและเพิ่มโอกาสที่ข้อมูลสำคัญจะถูกจัดเก็บแยกส่วน
การผสานการทำงานระหว่าง Zoho Sign และ Microsoft SharePoint จึงถูกพัฒนาขึ้นเพื่อรวมขั้นตอนทั้งหมดไว้ในระบบเดียว ช่วยให้การจัดการเอกสารเป็นไปอย่างต่อเนื่องและเป็นระบบมากขึ้น
SharePoint คืออะไร
Microsoft SharePoint เป็นแพลตฟอร์มสำหรับการจัดการเอกสารและการทำงานร่วมกันภายในองค์กร โดยเน้นด้านความปลอดภัย การจัดเก็บข้อมูลอย่างเป็นระบบ และการสนับสนุนเวิร์กโฟลว์ขององค์กร
เมื่อเชื่อมต่อกับ Zoho Sign ผู้ใช้งานสามารถเพิ่มลายเซ็นดิจิทัลที่มีผลทางกฎหมายลงในเอกสารที่อยู่ใน SharePoint ได้โดยตรง ช่วยลดขั้นตอนและเพิ่มความรวดเร็วในการดำเนินงาน
ฟังก์ชันสำคัญของการเชื่อมต่อ Zoho Sign และ SharePoint
1. นำเข้าเอกสารได้โดยตรง (Import Documents)
ผู้ใช้งานสามารถนำเข้าเอกสารจาก SharePoint เข้ามาใน Zoho Sign ได้ทันที โดยไม่ต้องดาวน์โหลดหรืออัปโหลดซ้ำ และสามารถส่งเอกสารเพื่อขอลายเซ็นหรือเซ็นด้วยตนเองผ่านระบบ Zoho Sign ได้เลย
2. ส่งออกเอกสารหลังเซ็นเสร็จ (Export Signed Documents)
เมื่อกระบวนการลงนามเสร็จสิ้น เอกสารสามารถถูกส่งกลับไปยัง SharePoint ได้โดยอัตโนมัติ เพื่อจัดเก็บอย่างปลอดภัยและค้นหาได้ง่ายในภายหลัง
3. การสำรองข้อมูลอัตโนมัติ (Automatic Backup)
ระบบสามารถสำรองเอกสารที่ลงนามแล้วไปยัง SharePoint โดยอัตโนมัติ ช่วยให้มั่นใจได้ว่าเอกสารสำคัญจะถูกเก็บไว้อย่างปลอดภัยและไม่สูญหาย
Zoho ยังอยู่ระหว่างการพัฒนาการเชื่อมต่อแบบ Native Integration กับ SharePoint ซึ่งจะทำให้ความสามารถด้านลายเซ็นดิจิทัลของ Zoho Sign สามารถใช้งานได้โดยตรงภายใน SharePoint โดยไม่ต้องสลับระบบไปมา
สรุป
การอัปเดตครั้งนี้ถือเป็นอีกก้าวสำคัญของ Zoho Sign ในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานด้านเอกสาร ช่วยให้องค์กรสามารถจัดการ เอกสาร เซ็น และจัดเก็บได้ครบจบในระบบเดียว พร้อมเพิ่มความปลอดภัยและลดความซ้ำซ้อนของขั้นตอนการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ
ที่มา zoho
