ในยุคดิจิทัลที่ความรวดเร็วและความสะดวกคือหัวใจสำคัญ การสื่อสารผ่าน SMS กลายเป็นสิ่งที่ผู้ใช้งานจำนวนมากแทบไม่ค่อยได้ใช้ในชีวิตประจำวันอีกต่อไป หลายคนอาจเปิดดูเพียงเมื่อไม่มี Wi-Fi หรือเลื่อนกล่องข้อความเล่น ๆ เท่านั้น ทำให้ SMS ไม่ตอบโจทย์การทำงานสมัยใหม่ได้อย่างเต็มที่

เพื่อก้าวให้ทันต่อความเปลี่ยนแปลง Zoho Sign จึงเดินหน้าอัปเกรดการส่งเอกสารและรหัส OTP (One-Time Password) ด้วยการผสานการทำงานกับ WhatsApp Business ซึ่งเป็นแพลตฟอร์มการสื่อสารที่มีผู้ใช้งานทั่วโลก ฟีเจอร์ใหม่นี้ช่วยเพิ่มทั้งความสะดวก ความรวดเร็ว และสร้างประสบการณ์การเซ็นเอกสารที่ง่ายและราบรื่นยิ่งกว่าเดิม

ทำไมการส่งเอกสารผ่าน WhatsApp จึงดีกว่า?

รวดเร็วทันใจ: ผู้ใช้ส่วนใหญ่เปิด WhatsApp หลายครั้งต่อวัน ทำให้เอกสารและ OTP มีโอกาสถูกเห็นและดำเนินการได้ทันที
เพิ่มความน่าเชื่อถือ: การส่งข้อความจากบัญชี WhatsApp Business ขององค์กร ทำให้ผู้รับรู้สึกถึงความเป็นทางการ สร้างความไว้วางใจ และช่วยตอกย้ำภาพลักษณ์แบรนด์
ไม่มีสิ่งรบกวน: ข้อความที่ส่งทาง WhatsApp จะไม่ถูกกลบไปกับสแปมหรือข้อความโฆษณา ทำให้ผู้รับเห็นเอกสารได้ชัดเจน
ปลอดภัยสูงสุด: WhatsApp ใช้ระบบเข้ารหัสแบบ end-to-end ที่รับรองว่าแม้แต่ WhatsApp เองก็ไม่สามารถเข้าถึงเอกสารของคุณได้

วิธีใช้งานการส่งเอกสารผ่าน WhatsApp บน Zoho Sign

เข้าไปที่เมนู Integrations และเปิดการใช้งาน WhatsApp Business integration

ผู้ใช้สามารถสร้างบัญชี Meta Business ใหม่ หรือเชื่อมต่อบัญชีที่มีอยู่แล้ว

เลือกหมายเลข WhatsApp Business ที่ต้องการใช้

ระบบจะส่ง ข้อความแม่แบบ (Message Templates) ไปให้ WhatsApp ตรวจสอบตามนโยบาย ซึ่งปกติใช้เวลาประมาณ 24 ชั่วโมง

เมื่อการเชื่อมต่อเสร็จสิ้น ไปที่ Account Settings > Sending Options และเลือก Email + WhatsApp เพื่อเปิดใช้งานการส่งผ่าน WhatsApp

ในการกำหนดค่า workflow ของเอกสาร เพียงเลือก Email + WhatsApp เอกสารจะถูกส่งตรงไปยังกล่องข้อความ WhatsApp ของผู้รับทันที

หากต้องการยืนยันตัวตนผู้รับ ให้กด Customize ข้างชื่อผู้รับ และเลือก WhatsApp OTP เป็นวิธีการยืนยัน

ฟีเจอร์ใหม่นี้ทำให้ Zoho Sign ไม่เพียงเป็นแพลตฟอร์มการเซ็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ครบเครื่อง แต่ยังตอบโจทย์องค์กรที่ต้องการความสะดวก รวดเร็ว และปลอดภัยสูงสุดในยุคดิจิทัล

สรุป

ฟีเจอร์ใหม่ของ Zoho Sign ช่วยให้องค์กรและผู้ใช้งานทั่วไปสามารถส่งเอกสารสำคัญและรหัส OTP ไปยังผู้รับได้โดยตรงผ่าน WhatsApp Business เพิ่มความรวดเร็วและลดความซับซ้อนในการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ พร้อมทั้งสร้างความน่าเชื่อถือและความปลอดภัยสูงสุด ด้วยระบบเข้ารหัสแบบ end-to-end ที่ทำให้แม้แต่ WhatsApp เองก็ไม่สามารถเข้าถึงเอกสารได้ และสามารถยืนยันตัวตนผ่าน WhatsApp OTP ได้อย่างสะดวก

ด้วยการผสานระบบ WhatsApp Business เข้ากับ Zoho Sign การจัดส่งเอกสารและการยืนยันตัวตนไม่เพียงรวดเร็วขึ้น แต่ยังช่วยเสริมภาพลักษณ์ของแบรนด์ให้ดูเป็นมืออาชีพ และสร้างความเชื่อมั่นให้กับผู้รับทุกครั้งที่ได้รับเอกสารสำคัญ

ที่มา zoho