สำหรับผู้ใช้ที่มีความจำเป็นที่จะต้องแพลตฟอร์มปฏิทินหลายแบบ เช่น: Zoho Calendar สำหรับทีมการตลาด ปฏิทิน Exchange สำหรับการขาย และระบบภายในที่กำหนดเองสำหรับการจัดการโครงการต่างๆ และแม้ว่าแต่ละแพลตฟอร์มจะมีจุดแข็งเป็นของตัวเอง แต่การสื่อสารข้ามแพลตฟอร์มก็ยังถือเป็นเรื่องที่ยุ่งยาก ซึ่งจากรอยรั่วและข้อบกพร่องนั้น ทำให้มีการพัฒนาเพื่อแก้ไขปัญหาต่าง ๆ เกิดขึ้น อาทิเช่น

ปัญหาการพลาดการประชุม : กรณีที่มีการกำหนดเวลาโทรหาลูกค้าคนสำคัญในปฏิทิน Exchange ของผู้ใช้ แต่ลืมเชิญ เชิญสมาชิกคนสำคัญที่ใช้ Zoho Calendar จึงทำให้เธอไม่ได้รับสาย อีกทั้งรายละเอียดแคมเปญสำคัญก็หายไป

ปัญหาการกำหนดเวลาซ้ำ : การกำหนดเวลา หรือกำหนดการต่าง ๆ ที่เกี่ยวกับการประชุมในปฏิทินภายในของพวกผู้ใช้ อาจจะประสบปัญหาว่าช่วงเวลาเดียวกันนั้นได้ถูกจองไว้ใน Zoho Calendar ของ สมาชิกการประชุมหรือการนำเสนอคนอื่น ซึ่งอาจนำมาซึ่งการทำงานที่สับสนและเกิดความขัดแย้งได้

ปัญหาการเกิดช่องว่างของข้อมูล : เช่น การอัปเดตข้อมูลเกี่ยวกับงานระหว่างแพลตฟอร์มนั้นหายไป ซึ่งผู้ร่วมงานรายอื่นอาจจะไม่ทราบถึงความคลื้บหน้าของงาน อาจจะทำให้เกิดความล่าช้าในการทำงาน

หลายองค์กรเผชิญกับปัญหาดังกล่าวในเหตุการณ์ที่คล้ายคลึงกัน ซึ่งปัจจัยหลักของการเกิดปัญหาดังกล่าวก็คือ ความสามารถในการทำงานร่วมกันของปฏิทิน และสิ่งนี้ไม่ใช่เพียงปัญหาทางเทคนิคเท่านั้น แต่ยังรวมไปถึงปัญหาด้านประสิทธิภาพของการทำงาน ซึ่งทำให้เสียเวลาอันมีค่า เงิน และความไว้วางใจจากลูกค้า

ดังนั้นการทำงานร่วมกันของปฏิทินคืออะไร?

การทำงานร่วมกันของปฏิทินคือความสามารถของระบบปฏิทินต่างๆ ในการสื่อสารระหว่างกันได้อย่างราบรื่น ซึ่งช่วยให้ผู้ใช้สามารถดูสถานะความพร้อมในแพลตฟอร์มของปฏิทินต่างๆ ได้ ทำให้บุคคลในองค์กรทุกคนมีความเข้าใจที่ตรงกันและหลีกเลี่ยงความสับสน ซึ่งเปรียบเสมือนกับภาษาต่างๆ ที่มีนักแปลที่เป็นสากล ในกรณีนี้ นักแปลที่ว่าคือฟีเจอร์การทำงานร่วมกันที่ช่วยเชื่อมต่อช่องว่างระหว่างระบบปฏิทินต่างๆ

การทำงานร่วมกันของปฏิทินทำงานอย่างไร

โดยทั่วไปวิธีการทำงานมีดังนี้:

ระบบจะทำการแบ่งปันข้อมูล เช่น สถานะความพร้อม รายละเอียดกิจกรรม และเวลาโดยใช้โปรโตคอลมาตรฐาน
การเปลี่ยนแปลงความพร้อมใช้งานที่ทำในปฏิทินหนึ่งจะถูกต่อไปยังปฏิทินอื่นๆ โดยอัตโนมัติ เพื่อให้มั่นใจว่าทุกคนจะได้รับข้อมูลที่อัปเดตล่าสุด
ระบบสามารถระบุกิจกรรมที่ทับซ้อนกันจากปฏิทินต่างๆ เพื่อป้องกันความผิดพลาดในการจัดกำหนดการ

โดยความสามารถในการทำงานร่วมกันของปฏิทินนั้นคือการปลดล็อกศักยภาพสูงสุดของทีม การเชื่อมระยะทาง และการปูทางสู่ความสำเร็จจากระยะไกล

เนื่องด้วยการทำงานร่วมกันของปฏิทิน จะช่วยให้ผู้ใช้ ได้ใช้โซลูชันปฏิทินแบบครบวงจรที่ผสานรวมกับแพลตฟอร์มที่มีอยู่ได้อย่างราบรื่น อาทิเช่น คำเชิญแลกเปลี่ยนของผู้ใช้ จะปรากฏขึ้นโดยอัตโนมัติใน Zoho Calendar ของ สมาชิกที่ถูกเชิญ เพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนจะเข้าใจตรงกัน และการกำหนดเวลาของทีมก็จะซิงค์กับการประชุมของผู้ที่ถูกเชิญด้วย เพื่อป้องกันความขัดแย้งในนาทีสุดท้าย รวมถึงการอัปเดตข้อมูลเกี่ยวกับงานต่างๆ ได้อย่างอิสระบนแพลตฟอร์ม ทำให้ทุกคนได้รับข่าวสารและอยู่ในหน้าเดียวกัน

การทำงานร่วมกันของปฏิทินนำผู้ใช้ Zoho และ MS Exchange มารวมกันได้อย่างไร

ผู้ใช้ Zoho Calendar และ Microsoft Exchange สามารถโต้ตอบและดูสถานะความพร้อมของปฏิทินของกันและกันได้อย่างง่ายดายด้วยการทำงานร่วมกันของปฏิทิน

นอกจากนี้ ขณะนี้ผู้ใช้ Zoho Calendar ในองค์กรสามารถตรวจสอบสถานะความพร้อมของผู้ใช้ที่มีปฏิทินใน Microsoft Exchange ได้อย่างง่ายดาย และกำหนดเวลาการประชุมได้ง่ายขึ้น โดยคนอื่นๆ จะมองเห็นเวลาว่างของทุกคนได้

ไม่เพียงเท่านั้น การทำงานร่วมกันนี้ สามารถทำงานได้ทั้งสองทาง โดยผู้ใช้ Microsoft Exchange ยังสามารถดูกำหนดการว่าง/ไม่ว่างของผู้ใช้ Zoho Calendar ได้ เพื่อให้มั่นใจว่าทุกคนเข้าใจตรงกันและพร้อมที่จะทำงานร่วมกันโดยไม่มีปัญหาใดๆ

การเชื่อมช่องว่างในการสื่อสาร

ด้วยการทำงานร่วมกันของปฏิทิน องค์กร ก็สามารถปรับเปลี่ยนรูปแบบการทำงานร่วมกันในระยะไกลได้ ก่อนจะถึงกำหนดเวลา ทรัพยากรจะได้รับการปรับให้เหมาะสม ทำให้พาร์ทเนอร์หรือคู่ค้าเกิดความพึงพอใจ อีกทั้งทีมงานจะรู้สึกมีพลังในการทำงานร่วมกันโดยไม่คำนึงถึงสถานที่หรือเครื่องมือปฏิทินที่ต้องการ

ที่มา zohoblog