เคยไหม? ที่ต้องสลับหน้าจอไปมาระหว่างไฟล์เอกสารกับเครื่องคิดเลข หรือต้องส่งไฟล์แก้ไปมาหลายรอบเพียงเพราะลูกค้าเปลี่ยนใจเลือกสินค้าเพิ่ม

ล่าสุด Zoho Writer ได้ยกระดับการจัดการเอกสารไปอีกขั้น ด้วยการเปิดตัวความสามารถในการสร้าง "เอกสารแบบโต้ตอบได้" (Live Interactive Documents) ที่จะเปลี่ยนหน้ากระดาษธรรมดาให้กลายเป็นเครื่องมืออัจฉริยะ สามารถคำนวณ อัปเดต และตอบสนองต่อผู้ใช้งานได้ทันทีแบบเรียลไทม์

เปลี่ยนเอกสารธรรมดา ให้เป็น "Smart Tool"

หัวใจสำคัญของการอัปเดตครั้งนี้คือการทำให้เอกสาร "มีชีวิต" ด้วยฟีเจอร์หลักอย่าง Merge Fields (การผสานข้อมูล), Fillable Templates (เทมเพลตแบบกรอกได้) และทีเด็ดอย่าง Formula Fields (ฟิลด์สูตรคำนวณ)

นั่นหมายความว่า คุณสามารถสร้างเอกสารที่ผู้รับ—ไม่ว่าจะเป็นลูกค้าหรือพนักงาน—สามารถกรอกข้อมูล เลือกตัวเลือก หรือติ๊กช่องต่างๆ แล้วระบบจะ "คำนวณผลลัพธ์ใหม่ให้ทันที" ภายในเอกสารฉบับเดียว โดยไม่ต้องพึ่งพา Excel หรือเครื่องคิดเลขแยกต่างหาก

ทาง Zoho Writer ได้ยกตัวอย่างการใช้งานที่น่าสนใจ ซึ่งช่วยลดขั้นตอนการทำงานที่ซ้ำซากจำเจได้จริง:

1. ใบสั่งงานที่ลูกค้าเลือกเองได้ (Interactive Work Order) เดิมทีผู้รับเหมาต้องส่งรายการประเมินราคาไปให้ลูกค้าดู หากลูกค้าอยากตัดรายการไหนออก ก็ต้องแก้ไฟล์แล้วส่งใหม่ แต่ด้วยฟีเจอร์นี้ คุณสามารถส่งใบสั่งงานที่มีรายการ "ตัวเลือก" ไปให้ลูกค้าได้เลย

ลูกค้าสามารถติ๊กเลือกบริการที่ต้องการ (เช่น เพิ่ม "บริการล้างแอร์" หรือ "ตรวจระบบไฟ")
ผลลัพธ์: ราคารวมจะเปลี่ยนตามรายการที่เลือกทันที เมื่อลูกค้าพอใจ ก็สามารถเซ็นชื่ออนุมัติได้เลยในไฟล์เดิม จบงานได้โดยไม่ต้องส่งอีเมลโต้ตอบหลายรอบ

Zoho Writer พลิกโฉม! สร้างเอกสาร

2. ใบเสนอราคาที่ยืดหยุ่น (Dynamic Price Quotes) สร้างใบเสนอราคาที่ลูกค้าสามารถปรับเปลี่ยนจำนวนสินค้า (Quantity) หรือเลือกบริการเสริม (Add-ons) ได้ด้วยตัวเอง ระบบจะคำนวณยอดสุทธิ (Grand Total) ให้เห็นเดี๋ยวนั้น ช่วยให้ลูกค้าตัดสินใจได้ไวขึ้น และลดภาระงานเอกสารของฝ่ายขาย

Zoho Writer พลิกโฉม! สร้างเอกสาร

3. ระบบคำนวณค่าจ้างอัตโนมัติ (Automated Wage Calculator) หมดปัญหาการนั่งกดเครื่องคิดเลขทำ Timesheet ฝ่าย HR หรือหัวหน้างานสามารถสร้างแบบฟอร์มที่ใส่สูตรคำนวณไว้ล่วงหน้า เพียงแค่กรอก "เวลาเข้างาน" และ "เวลาเลิกงาน" ระบบจะใช้สูตร:

(เวลาเลิกงาน – เวลาเริ่มงาน) × ค่าแรงรายชั่วโมง

เพื่อแสดงค่าจ้างรายวันทันที รวมถึงรองรับการเพิ่มตารางค่าล่วงเวลา (OT) ที่คำนวณยอดรวมให้อัตโนมัติเมื่อมีการเพิ่มแถวรายการใหม่

Zoho Writer พลิกโฉม! สร้างเอกสาร

ประโยชน์ที่ธุรกิจจะได้รับทันที

ลดความผิดพลาด: ไม่ต้องคำนวณมือ (Manual Calculation) ตัดปัญหา Human Error
ประหยัดเวลา: ลดจำนวนเวอร์ชันของเอกสาร ไม่ต้องส่งกลับไปกลับมา (No more V.1, V.2, V.Final)
Single Source of Truth: ข้อมูล การคำนวณ และการอนุมัติ จบครบในเอกสารฉบับเดียว

สำหรับผู้ที่สนใจต้องการเปลี่ยนรูปแบบการทำงานให้เป็นระบบดิจิทัลที่ชาญฉลาดยิ่งขึ้น สามารถเข้าไปทดลองใช้งานฟีเจอร์ Interactive Forms และดูตัวอย่างการตั้งค่าได้แล้ววันนี้ที่ Zoho Writer

ที่มา zoho