การใช้งาน Zoho WorkDrive กับ Outlook: เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานอย่างมืออาชีพ

การผสานรวม Zoho WorkDrive กับ Microsoft Outlook ช่วยให้คุณประหยัดเวลาและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน โดยสามารถ:

• บันทึกไฟล์แนบอีเมลไปยัง WorkDrive โดยตรง
• บันทึกสำเนาอีเมล Outlook ของคุณในรูปแบบไฟล์ .eml
• แชร์ไฟล์ WorkDrive ผ่านลิงก์ในอีเมล

การบันทึกไฟล์แนบไปยัง WorkDrive โดยตรง

ไม่จำเป็นต้องดาวน์โหลดไฟล์แนบอีเมลใน Outlook ของคุณเพื่ออัปโหลดไปยังบัญชี WorkDrive อีกต่อไป คุณสามารถบันทึกไฟล์แนบไปยัง WorkDrive ได้โดยตรงโดยใช้แอดอิน WorkDrive ดังนี้:

1. เปิดอีเมลที่มีไฟล์แนบในบัญชี Outlook ของคุณ
2. คลิกที่ไอคอน App ที่อยู่ด้านบนของอีเมล ซึ่งจะเปิดหน้าต่างป๊อปอัปที่แสดงแอดอินที่ติดตั้งทั้งหมด

1. คลิกที่ Zoho WorkDrive for Email สำหรับ add-in อีเมลจากรายการ ซึ่งจะเปิดหน้าต่าง WorkDrive ที่สามารถย่อ-ขยายได้ทางขวา
2. เลือกไฟล์แนบที่ต้องการบันทึกใน WorkDrive แล้วคลิก "Save attachments" หากต้องการบันทึกไฟล์แนบทั้งหมดพร้อมกัน คลิกไอคอน "Select all" ที่อยู่ข้างชื่อไฟล์แล้วคลิก "Save all"

1. เลือกที่ตั้งปลายทางใน WorkDrive ที่ต้องการบันทึกไฟล์แนบแล้วคลิก "Save attachments in WorkDrive" ระบบจะแจ้งเตือนเมื่อไฟล์อัปโหลดสำเร็จไปยังบัญชี WorkDrive ของคุณ

การบันทึกสำเนาอีเมลในรูปแบบไฟล์ .eml

คุณสามารถบันทึกเนื้อหาอีเมลทั้งหมดเป็นสำเนาใน WorkDrive ในรูปแบบไฟล์ .eml (Electronic Mail Format) ซึ่งจะช่วยให้คุณมีการสำรองข้อมูลอีเมลที่สำคัญและสามารถดูตัวอย่างได้ทุกเมื่อที่ต้องการ

1. เลือกอีเมลใดก็ได้แล้วคลิกไอคอน “แอป” ที่อยู่ด้านบนของอีเมล ซึ่งจะเปิดหน้าต่างป๊อปอัปที่แสดงแอดอินที่ติดตั้งทั้งหมด
2. คลิกที่ Zoho WorkDrive for Email สำหรับแอดอินอีเมลจากรายการ ซึ่งจะเปิดหน้าต่าง WorkDrive ที่สามารถย่อ-ขยายได้ทางขวา
3. ในหน้าต่าง WorkDrive ให้เลือก "Save Email as .EML file"

1. เลือกโฟลเดอร์ใน WorkDrive ที่ต้องการอัปโหลดไฟล์ .eml ไปยัง
2. คลิก "บันทึก" อีเมลที่เลือกจะถูกอัปโหลดเป็นไฟล์ .eml ใน WorkDrive

การแชร์ไฟล์ WorkDrive ผ่าน Outlook

แอดอิน WorkDrive สำหรับ Outlook ช่วยให้คุณสามารถแชร์ไฟล์ WorkDrive เป็นลิงก์ที่ปลอดภัยได้ ทำให้คุณสามารถแนบไฟล์ขนาดใดก็ได้

1. คลิกปุ่ม "New mail" ที่มุมบนซ้าย หน้าต่างอีเมลใหม่จะเปิดทางด้านขวา
2. คลิกที่ไอคอน Apps ที่อยู่ด้านบนของอีเมล ซึ่งจะเปิดหน้าต่างป๊อปอัปที่แสดงแอดอินที่ติดตั้งทั้งหมด
3. คลิกที่ Zoho WorkDrive for Email สำหรับแอดอินอีเมลจากรายการ ซึ่งจะเปิดหน้าต่าง WorkDrive ที่สามารถย่อ-ขยายได้ทางขวา
4. ในหน้าต่าง WorkDrive ให้เลือกไฟล์ที่ต้องการแชร์แล้วคลิก "Share items to Microsoft Outlook"
5. เลือกสิทธิ์การแชร์ที่เหมาะสมสำหรับไฟล์หรือโฟลเดอร์และแนบลิงก์ สิทธิ์การแชร์ที่สามารถเลือกได้สำหรับไฟล์หรือโฟลเดอร์คือ:
   • สมาชิกที่มีสิทธิ์เข้าถึงใน WorkDrive
   • สมาชิกในทีมของคุณใน WorkDrive (ดู/แสดงความคิดเห็น/แก้ไข)
   • ทุกคนบนอินเทอร์เน็ต (ดูเท่านั้น)
6. ลิงก์ไปยังไฟล์หรือโฟลเดอร์ที่แนบจะปรากฏในเนื้อหาของอีเมล

ด้วยการใช้แอดอิน Zoho WorkDrive กับ Microsoft Outlook จะช่วยให้คุณสามารถจัดการไฟล์แนบอีเมล บันทึกอีเมล และแชร์ไฟล์ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น นำมาซึ่งการทำงานที่ราบรื่นและสะดวกสบายมากขึ้น ดูรายละเอียดต่างๆ ได้ที่ zoho