หลายคนอาจคุ้นเคยกับ Microsoft Planner แค่ในฐานะเครื่องมือบริหารงานแบบกระดาน (Task Boards) ที่มีบัคเก็ต (Buckets) สำหรับแยกประเภทงาน แต่จริง ๆ แล้ว Microsoft Planner มีฟีเจอร์ซ่อนอยู่อีกมากมาย รวมถึงฟีเจอร์ที่ขับเคลื่อนด้วย Copilot ที่จะช่วยให้ผู้ใช้วางแผนได้ฉลาดขึ้น ทำงานร่วมกันได้มีประสิทธิภาพขึ้น และประหยัดเวลาได้อย่างมหาศาล
1. อัปเดตงานหลายรายการพร้อมกัน
ฟีเจอร์ Bulk Editing ช่วยให้คุณจัดการหลายงานได้ในครั้งเดียว เช่น มอบหมายงาน ปรับระดับความสำคัญ อัปเดตสถานะ หรือแก้ไขวันเริ่มต้นและวันครบกำหนดได้พร้อมกันทั้งหมด
เพียงเข้าไปที่แผนงาน (Plan) ที่ต้องการ เลือกมุมมอง Grid view แล้วลากเลือกงานหลายรายการ หรือใช้คีย์ลัด Ctrl + ลูกศรขึ้น/ลง เพื่ออัปเดตพร้อมกันได้ทันที
2. สร้างแผนหรือรายงานได้รวดเร็วด้วยคำสั่ง (Prompt)
Project Manager agent จะช่วยสร้างรายงานสถานะอัตโนมัติที่อ่านเข้าใจง่าย ครอบคลุมทั้งงานที่เสร็จแล้ว งานที่เลยกำหนด หรืองานที่กำลังจะ Deadline และอุปสรรคต่าง ๆ โดยไม่ต้องตรวจสอบบอร์ดเอง
เพียงเปิด Planner แล้วเลือกไอคอน Project Manager agent จากนั้นพิมพ์คำถาม เช่น
“งานไหนเลยกำหนด?” หรือ “เดือนนี้ทำเสร็จไปแล้วกี่งาน?”
ระบบจะสรุปผลให้ทันที พร้อมตัวเลือกให้คัดลอกหรือแชร์ต่อได้ง่ายดาย
หมายเหตุ: ต้องใช้สิทธิ์การใช้งาน Microsoft 365 Copilot
3. จัดกลุ่มงานตามป้ายกำกับ ระดับความสำคัญ หรือวันครบกำหนด
Planner ให้ผู้ใช้จัดกลุ่มงาน (Group tasks) ได้ตามคุณสมบัติต่าง ๆ เช่น ป้ายกำกับ (Label), ระดับความสำคัญ (Priority) หรือวันครบกำหนด (Due Date) เพื่อช่วยให้ทีมมองเห็นลำดับความสำคัญได้ชัดเจน
เพียงเปิดแผนงาน แล้วคลิก Group by Bucket (ลูกศรลงมุมขวาบน) จากนั้นเลือกวิธีจัดกลุ่มที่ต้องการ
หมายเหตุ: สำหรับผู้ใช้ Premium ยังสามารถจัดกลุ่มงานตาม Sprint เพื่อแบ่งรอบการทำงาน (Time-boxed iterations) ได้อีกด้วย
4. ส่งออกแผนงานไปยัง Excel
ฟีเจอร์ Export plan to Excel ช่วยให้คุณส่งออกข้อมูลทั้งหมดไปยัง Excel ได้ทันที เพื่อกรอง (Filter), จัดเรียง (Sort) หรือปรับรูปแบบ (Reformat) ให้ตรงตามการใช้งานของคุณ
เพียงกดไอคอน จุดสามจุด (…) ในแผนงาน แล้วเลือก Export plan to Excel
5. บันทึกงาน มอบหมาย และสรุปงานจากการประชุมใน Teams
Facilitator agent คือผู้ช่วยอัจฉริยะที่เปลี่ยนการประชุมใน Microsoft Teams ให้เป็นการลงมือทำจริง โดยระบบจะดึงข้อมูลงานจาก Meeting Transcript มาเป็นงานใน Planner ให้อัตโนมัติ พร้อมสร้างเอกสารในรูปแบบ Loop หรือ Word เพื่อให้ทีมเริ่มทำงานได้ต่อเนื่อง
เพียงพิมพ์ @Facilitator ในช่องแชตของการประชุม ผู้ใช้สามารถ
-
มอบหมายหรือตรวจสอบงานได้ทันที
-
ตั้งวันครบกำหนดและผู้รับผิดชอบ
-
หรือสร้างเอกสารสรุปการประชุมได้ภายในไม่กี่วินาที
หมายเหตุ: ต้องใช้สิทธิ์การใช้งาน Microsoft 365 Copilot
6. สร้างรายงานสถานะอัตโนมัติ เพื่อติดตามความคืบหน้า
ฟีเจอร์ใหม่ Status Reports ที่ขับเคลื่อนด้วย Project Manager agent
ช่วยสร้างรายงานสถานะโครงการโดยอัตโนมัติภายใน Microsoft Teams ครอบคลุมข้อมูลตั้งแต่ Milestone, ความเสี่ยง, ไปจนถึง ขั้นตอนถัดไปของทีม
ผู้ใช้สามารถปรับแต่งรายงาน แชร์ไปยัง Teams, Outlook, หรือ SharePoint ได้ง่าย และยังทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ผ่าน Loop เพื่อให้ทุกคนในทีมได้รับข้อมูลตรงกันเสมอ
เริ่มต้นได้โดยไปที่แท็บ Reports ในแผนงานแบบ Premium Plan
หมายเหตุ: ต้องใช้สิทธิ์การใช้งาน Microsoft 365 Copilot
7. กรองงานตามเส้นทางสำคัญ (Critical Path)
ฟีเจอร์ Critical Path ช่วยให้คุณระบุลำดับงานที่มีผลโดยตรงต่อวันสิ้นสุดของโครงการได้อย่างแม่นยำ เหมาะสำหรับผู้จัดการโครงการที่ต้องการเห็นภาพรวมของงานสำคัญเพื่อป้องกันความล่าช้า
เพียงเปิดแผนงานใน Premium Plan แล้วเลือก Filter → Critical path > Critical
ระบบจะไฮไลต์งานสำคัญให้เห็นชัดเจน ทำให้คุณรู้ทันทีว่างานใดต้องได้รับการติดตามก่อนเป็นอันดับแรก
หมายเหตุ: ใช้ได้เฉพาะผู้ที่มีสิทธิ์การใช้งานแบบ Premium License
ด้วยฟีเจอร์ที่หลากหลายและการผสานพลังของ Copilot
Microsoft Planner ไม่ได้เป็นเพียงเครื่องมือจัดการงาน แต่เป็นผู้ช่วยอัจฉริยะที่ช่วยให้ทีมวางแผนได้แม่นยำ ทำงานร่วมกันได้ดีขึ้น และขับเคลื่อนโครงการให้สำเร็จอย่างมืออาชีพ
ที่มา techcommunity
