Zoho Sign ยกระดับการทำสัญญาดิจิทัล ครบจบในที่เดียว

Zoho Sign เดินหน้ายกระดับประสบการณ์การจัดการเอกสารและสัญญาดิจิทัล ด้วยการพัฒนาฟีเจอร์ใหม่ที่ช่วยให้การร่าง แก้ไข และทำงานร่วมกันบนเอกสารเป็นไปอย่างราบรื่น ตั้งแต่ต้นจนจบ โดยไม่ทำให้เวิร์กโฟลว์การลงนามสะดุด ตอบโจทย์องค์กรที่ต้องการความรวดเร็ว ถูกต้อง และมีประสิทธิภาพในการทำงาน

ในกระบวนการจัดทำและลงนามสัญญาแบบดั้งเดิม การแก้ไขเอกสารหรือเพิ่มความคิดเห็นมักต้องอาศัยการดำเนินการด้วยตนเอง เอกสารหลายเวอร์ชันถูกส่งต่อไปมา การสนทนากระจัดกระจายในหลายช่องทาง และความคิดเห็นบางส่วนอาจตกหล่น ส่งผลให้เกิดความผิดพลาด ใช้เวลานาน และต้องหยุดหรือเริ่มเวิร์กโฟลว์ใหม่อยู่บ่อยครั้ง ซึ่งลดประสิทธิภาพโดยรวมขององค์กร

แม้จะมีการทำงานในรูปแบบดิจิทัลบางส่วน แต่หากยังต้องสลับไปมาระหว่างหลายแอปพลิเคชัน ก็ยังคงเสี่ยงต่อการสูญเสียบริบทของเอกสาร และทำให้กระบวนการลงนามล่าช้า

Zoho Sign กับการจัดการข้อตกลงแบบ End-to-End

Zoho Sign แก้ปัญหาดังกล่าวด้วยแนวคิด End-to-end Agreement Management ที่ครอบคลุมตั้งแต่การสร้างเอกสาร การแก้ไข การแสดงความคิดเห็น ไปจนถึงการลงนาม โดยทั้งหมดสามารถทำได้ภายในแพลตฟอร์มเดียว ไม่ต้องออกจากระบบหรือเริ่มเวิร์กโฟลว์ใหม่เมื่อมีการปรับแก้เอกสาร

3 ฟีเจอร์หลักที่ช่วยให้การทำงานเร็วและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

1. Document Creation – สร้างเอกสารด้วย AI ภายใน Zoho Sign

ผู้ใช้สามารถร่างหรือสร้างเอกสารและสัญญาได้อย่างรวดเร็วด้วย AI โดยไม่ต้องสลับแอปพลิเคชัน ช่วยลดระยะเวลาในการจัดทำเอกสาร เหมาะสำหรับการส่งเอกสารเพื่อขอลายเซ็น การลงนามด้วยตนเอง หรือการสร้างเทมเพลตที่ปรับแต่งได้ตามความต้องการขององค์กร

2. PDF Editor – แก้ไขเอกสารหลังส่งลงนามได้ทันที

Zoho Sign เปิดให้ผู้ใช้แก้ไขเอกสาร PDF ได้แม้เอกสารถูกส่งเพื่อขอลงนามแล้ว เช่น

• ปรับลำดับหน้าเอกสาร

• ไฮไลต์หรือวงกลมส่วนสำคัญ

• ลบเนื้อหาที่ไม่จำเป็น

• เพิ่มเครื่องหมายถูก กากบาท กล่องข้อความ

• แทรกรูปภาพ ลิงก์ บาร์โค้ด คิวอาร์โค้ด และลายน้ำ

• เพิ่มวันที่แบบอัตโนมัติหรือกำหนดเอง

การแก้ไขเหล่านี้ไม่กระทบต่อเวิร์กโฟลว์การลงนาม ทำให้กระบวนการทำงานไม่สะดุด

3. Document Commenting – แสดงความคิดเห็นได้ตรงจุด

ผู้ส่งและผู้รับสามารถแสดงความคิดเห็นได้โดยตรงภายในบริบทของเอกสาร โดยไม่เปลี่ยนแปลงเนื้อหา ช่วยให้การสื่อสารชัดเจน ลดการส่งข้อความหรืออีเมลซ้ำซ้อน และทำให้ทุกการสนทนาอยู่ในที่เดียว ส่งผลให้การแก้ไขและตัดสินใจทำได้รวดเร็วยิ่งขึ้น

ด้วยฟีเจอร์ใหม่เหล่านี้ Zoho Sign ช่วยให้องค์กรลดความซับซ้อนของการจัดการสัญญา ลดระยะเวลาการดำเนินงาน เพิ่มความถูกต้อง และยกระดับประสิทธิภาพของเวิร์กโฟลว์การลงนามอย่างชัดเจน เหมาะสำหรับองค์กรที่ต้องการความคล่องตัวและการทำงานร่วมกันอย่างเป็นระบบในยุคดิจิทัล

Zoho Sign ยังคงเดินหน้าพัฒนาโซลูชันด้านลายเซ็นดิจิทัลอย่างต่อเนื่อง เพื่อให้การจัดการเอกสารและสัญญาเป็นเรื่องง่าย รวดเร็ว และมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นสำหรับทุกองค์กร

ที่มา zoho