ฟีเจอร์ใหม่ของ Microsoft Teams สรุปการโอนสายใน Teams ด้วย AI

Microsoft ยกระดับประสบการณ์ใช้งาน Microsoft Teams สำหรับองค์กร ด้วยฟีเจอร์ใหม่ล่าสุดที่ผสานกับ AI จาก Copilot เข้ากับการจัดการสายโทรศัพท์ ช่วยให้ผู้ใช้งานสามารถส่ง "สรุปบทสนทนาแบบย่อ" ก่อนโอนสายไปยังผู้อื่นได้โดยอัตโนมัติ ลดปัญหาการพูดซ้ำเมื่อมีผู้ใหม่เข้าร่วมการสนทนา และเพิ่มความต่อเนื่องในการให้บริการลูกค้า

หลายองค์กรต้องรับมือกับปริมาณการโอนสายจำนวนมาก โดยเฉพาะในงานบริการลูกค้า การที่ผู้รับสายใหม่ไม่ทราบบริบทของบทสนนาก่อนหน้า อาจทำให้ต้องเริ่มอธิบายใหม่ทั้งหมด ส่งผลต่อประสบการณ์ของลูกค้าและประสิทธิภาพของทีม ฟีเจอร์สรุปบทสนทนาด้วย AI นี้ จึงเข้ามาช่วยแก้ปัญหาโดยอัตโนมัติ

วิธีการทำงานบนอุปกรณ์ Windows และ Mac

1. ขณะคุยสายผ่าน Teams บน Windows หรือ Mac ให้เปิดการถอดเสียงโดยไปที่เมนู เพิ่มเติม (…) เลือก บันทึกและถอดเสียง (Record and transcribe) จากนั้นคลิก เริ่มการถอดเสียง (Start transcription) หรือเปิด Copilot แล้วเลือก เปิดใช้งาน (Turn on) จากนั้นเลือกภาษาที่ต้องการ เพื่อให้ Copilot สร้างบันทึกและถอดเสียงให้อัตโนมัติ 

2. จากนั้นกด "โอนสาย (Transfer)"

3. เพียงเลือกตัวเลือก "Generate call transfer context" ระบบจะสร้างสรุปแบบย่อของบทสนทนา พร้อมข้อมูลสำคัญ เช่น ชื่อผู้โทร หัวข้อที่พูดคุย และการดำเนินการต่างๆ ซึ่งผู้รับสายจะเห็นก่อนตอบรับสาย

4. หากต้องการส่งสรุปบทสนทนาให้ผู้รับสายใหม่ ให้เลือก Keep it แล้วกด Transfer เพื่อโอนสาย ผู้รับสายจะเห็นสรุปบทสนทนาก่อนรับสายในหน้าการแจ้งเตือน และสามารถดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้โดยกดปุ่ม Call context ขณะเข้าร่วมสาย

บนอุปกรณ์โทรศัพท์

1. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เปิดการถอดเสียง โดยไปที่ เมนูเพิ่มเติม (More) จากนั้นกดปุ่ม Copilot และทำตามขั้นตอนเพื่อเลือกภาษาที่ต้องการและตั้งค่าการถอดเสียง
2. ขณะสนทนาบนอุปกรณ์โทรศัพท์ ให้เลือก โอนสาย (Transfer) แล้วติ๊กเลือก สร้างและส่งสรุปบทสนทนาพร้อมการโอนสาย (Generate and send call summary with transfer)

3. เลือก Transfer now เพื่อโอนสาย ผู้รับสายจะเห็นสรุปบทสนทนาแบบ AI หลังจากรับสาย โดยสามารถดูได้ในเมนู เพิ่มเติม (More)

สรุป

Microsoft Teams เปิดตัวฟีเจอร์ใหม่ ช่วย "สรุปบทสนทนาแบบย่อด้วย AI" ก่อนโอนสาย เพื่อให้ผู้รับสายใหม่เข้าใจบริบททันที ไม่ต้องเริ่มต้นอธิบายใหม่ ลดความซ้ำซ้อน เพิ่มความต่อเนื่องในการสื่อสาร เหมาะสำหรับองค์กรที่มีการโอนสายบ่อย เช่น ทีมบริการลูกค้า

ใช้งานได้บน Windows, Mac และอุปกรณ์โทรศัพท์ สำหรับผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ Microsoft 365 Copilot และ Phone license

ที่มา techcommunity