หากคุณใช้งาน Microsoft Outlook อยู่แล้วคุณสามารถตั้งค่าอีเมลเพื่อให้ตอบกลับอัตมัติได้ วิธีการนี้จะช่วยให้คุณทำงานง่ายและประหยัดเวลามากขึ้นเมื่อคุณลาพักร้อนหรือไม่ได้เข้าออฟฟิศหลายๆวัน ซึ่งในบทความนี้จะพูดถึงวิธีตั้งค่าใน Outlook เพื่อให้อีเมลตอบกลับถึงผู้ที่ส่งอีเมลถึงคุณแบบอัตโนมัติ
การตอบกลับอีเมลอัตโนมัตินี้ สำหรับผู้ใช้งาน Office 365, Outlook.com หรือ Exchange โดยมีวิธีการดังนี้
1. เลือกเมนูไฟล์ (File) > กดที่ตัวเลือก การตอบกลับอัตโนมัติ (Automatic Replies)
2. หน้าต่างตอบกลับอัตโนมัติ (Automatic Replies) จะปรากฏ >ให้กดเลือก ส่งข้อความตอบกลับอัตโนมัติ (Send automatic replies)
3. เลือกช่วงวันและเวลาที่ต้องการให้ตอบกลับอัตโนมัติ
4. กดที่ปุ่ม Inside My Organization เพื่อเขียนข้อความสำหรับคนในทีม หรือในบริษัทของคุณ
5. จากนั้น กดเลือกที่ปุ่ม Outside My Organization เพื่อเขียนข้อความสำหรับตอบกลับอีเมลที่ได้รับจากภายนอกบริษัท หรือจากผู้ติดต่ออื่น
6. เรียบเรียงและจัดรูปแบบของข้อความตอบกลับเพื่อแจ้งว่าไม่อยู่ที่ทำงานหรือออฟฟิศ
7. คลิก OK และ กด Save ที่คุณตั้งค่าทั้งหมด
เมื่อได้ตั้งค่าเรียบร้อยแล้ว คุณจะเห็นการแจ้งเตือนเกี่ยวกับเรื่องนี้ใต้ ribbon และถ้าคุณไม่ต้องการให้อีเมลตอบกลับอีเมลอัตโนมัติ ให้กดเลือก Turn off เพื่อปิดการตั้งค่านี้
วิดีโอด้านบนนี้จะเป็นวิธีการตั้งค่าสำหรับการใช้บริการอีเมลบริษัทแบบ POP หรือ IMAP เช่น Gmail หรือ Yahoo กับ Microsoft Outlook โดยคุณจะต้องไปตั้งค่าที่ Rule เพิ่มเติม ซึ่งจะมีความซับซ้อนมากกว่าวิธีการด้านบนสำหรับผู้ใช้งานทั่วไป
ที่มา : makeuseof
