Zoho Writer ได้เพิ่มความสามารถใหม่ในด้าน Document Workflows ซึ่งช่วยให้ธุรกิจสามารถจัดการกระบวนการตรวจสอบและอนุมัติเอกสารได้ยืดหยุ่นยิ่งขึ้น โดยผู้ใช้งานสามารถสร้างขั้นตอน Workflow ได้ตามความต้องการ กำหนดเงื่อนไขการอนุมัติในแต่ละขั้นตอน ตั้งเวลาเริ่มต้นกระบวนการทำงานอัตโนมัติ รวมถึงส่งเอกสารให้ผู้ตรวจสอบหลายคนพิจารณาพร้อมกันได้
นอกจากนี้ ยังรองรับการเพิ่มผู้ตรวจสอบและผู้อนุมัติจากภายนอกองค์กร เช่น ลูกค้า ผู้จำหน่าย และพันธมิตรทางธุรกิจ โดยไม่จำเป็นต้องมีบัญชี Zoho ทำให้การทำงานร่วมกันระหว่างบุคคลภายในและภายนอกองค์กรสะดวกมากขึ้น
การอัปเดตครั้งนี้ช่วยให้ธุรกิจสามารถออกแบบกระบวนการจัดการเอกสารให้สอดคล้องกับรูปแบบการทำงานจริง ลดขั้นตอนที่ต้องดำเนินการด้วยตนเอง และช่วยให้การตรวจสอบเอกสารเป็นระบบมากขึ้น
6 ความสามารถใหม่ของ Zoho Writer Document Workflows
1. สร้างขั้นตอน Workflow ได้ตามต้องการ (Custom Workflow Stages)
ผู้ใช้งานสามารถออกแบบกระบวนการตรวจสอบและอนุมัติเอกสารได้ตั้งแต่ต้น โดยกำหนดจำนวนขั้นตอน ผู้รับผิดชอบ และเงื่อนไขการดำเนินงานในแต่ละขั้นตอนได้เอง ไม่จำเป็นต้องใช้รูปแบบ Workflow สำเร็จรูปเพียงอย่างเดียว
ตัวอย่างการใช้งาน: ธุรกิจสามารถกำหนด Workflow สำหรับสัญญาการขายได้ 4 ขั้นตอน ได้แก่
-
พนักงานขายตรวจสอบเอกสาร (Salesperson Review)
-
ผู้จัดการฝ่ายขายอนุมัติ (Sales Manager Approval)
-
ฝ่ายกฎหมายตรวจสอบและอนุมัติ (Legal Approval)
-
ลูกค้าตรวจสอบและอนุมัติ (Customer Approval)
ช่วยให้การดำเนินงานเป็นไปตามลำดับความรับผิดชอบของแต่ละฝ่ายอย่างชัดเจน
2. กำหนด Workflow ได้ทั้งระดับไฟล์และโฟลเดอร์ (File and Folder-Level Workflows)
Custom Workflow สามารถนำไปใช้ได้ทั้งกับเอกสารรายไฟล์และโฟลเดอร์ โดยหากกำหนด Workflow ไว้ที่โฟลเดอร์ เอกสารที่ถูกเพิ่มเข้ามาในโฟลเดอร์นั้นจะเข้าสู่กระบวนการทำงานที่กำหนดไว้โดยอัตโนมัติ
ตัวอย่างการใช้งาน: บริษัทกำหนดโฟลเดอร์สำหรับจัดเก็บสัญญาใน Zoho WorkDrive พร้อมตั้งค่า Workflow การอนุมัติเอาไว้ เมื่อมีการเพิ่มสัญญาฉบับใหม่ลงในโฟลเดอร์ ระบบจะนำเอกสารเข้าสู่กระบวนการอนุมัติโดยอัตโนมัติ ช่วยลดความเสี่ยงจากการลืมส่งเอกสารเข้าสู่ขั้นตอนตรวจสอบ
3. ตั้งเวลาเริ่มต้น Workflow อัตโนมัติ (Scheduled Workflow Start)
ผู้ใช้งานสามารถกำหนดวันและเวลาที่ต้องการให้ Custom Workflow เริ่มทำงานได้ล่วงหน้า เมื่อถึงเวลาที่กำหนด ระบบจะเริ่มกระบวนการโดยอัตโนมัติ ไม่จำเป็นต้องรอให้ผู้ใช้งานเข้ามากดเริ่มด้วยตนเอง
ความสามารถนี้เหมาะสำหรับองค์กรที่มีเอกสารหรือกระบวนการอนุมัติที่ต้องดำเนินการตามกำหนดเวลา ช่วยให้การทำงานเป็นไปอย่างต่อเนื่องและลดการพึ่งพาการดำเนินงานด้วยตนเอง
4. รองรับการตรวจสอบเอกสารทั้งแบบพร้อมกันและตามลำดับ (Parallel and Sequential Reviews)
Zoho Writer เพิ่มตัวเลือกการส่งเอกสารให้ผู้ตรวจสอบ 2 รูปแบบ เพื่อให้เหมาะกับลักษณะการทำงานของแต่ละองค์กร ได้แก่
-
Parallel Reviews: ส่งเอกสารให้ผู้ตรวจสอบหลายคนพร้อมกัน โดยทุกคนสามารถดำเนินการตรวจสอบในช่วงเวลาเดียวกันได้
-
Sequential Reviews: ส่งเอกสารให้ผู้ตรวจสอบทีละคนตามลำดับที่กำหนดไว้ โดยต้องดำเนินการตามขั้นตอนก่อนจึงจะส่งต่อไปยังผู้ตรวจสอบคนถัดไป
ตัวอย่างการใช้งาน: บริษัทต้องการตรวจสอบเอกสารนโยบายภายในองค์กร จึงส่งเอกสารให้ฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) ฝ่ายกฎหมาย (Legal) และฝ่ายกำกับดูแลการปฏิบัติตามกฎระเบียบ (Compliance) ตรวจสอบพร้อมกัน เมื่อทั้ง 3 ฝ่ายดำเนินการตรวจสอบเสร็จสิ้น เอกสารจึงจะเข้าสู่ขั้นตอนถัดไป
5. กำหนดเงื่อนไขการอนุมัติในแต่ละขั้นตอนได้ (Custom Completion Criteria for Each Stage)
ผู้ใช้งานสามารถกำหนดเงื่อนไขการดำเนินงานให้เสร็จสมบูรณ์ในแต่ละขั้นตอนได้อย่างอิสระ เช่น กำหนดให้ผู้ตรวจสอบทุกคนต้องอนุมัติเอกสารก่อนจึงจะไปยังขั้นตอนถัดไป หรือกำหนดให้เพียงผู้ตรวจสอบคนใดคนหนึ่งอนุมัติก็สามารถดำเนินการต่อได้
ตัวอย่างการใช้งาน: บริษัทส่งเอกสารด้าน Compliance ให้ผู้อนุมัติ 3 คน โดยกำหนดเงื่อนไขให้การอนุมัติจากผู้อนุมัติเพียง 1 คนถือว่าเพียงพอ เมื่อมีผู้อนุมัติคนแรกดำเนินการอนุมัติเรียบร้อยแล้ว ระบบจะส่งเอกสารไปยังขั้นตอนถัดไปทันที
ฟีเจอร์นี้ช่วยให้องค์กรสามารถกำหนดระดับการอนุมัติให้เหมาะสมกับประเภทเอกสารและความสำคัญของแต่ละกระบวนการได้
6. เพิ่มผู้ตรวจสอบและผู้อนุมัติจากภายนอกองค์กรได้ (External Reviewers and Approvers)
อีกหนึ่งความสามารถที่ช่วยเพิ่มความสะดวกในการทำงานร่วมกัน คือการเปิดให้ผู้ใช้งานเพิ่มบุคคลภายนอกองค์กรเข้ามามีส่วนร่วมในกระบวนการตรวจสอบและอนุมัติเอกสารได้โดยตรง เพียงระบุที่อยู่อีเมลของบุคคลนั้น ไม่ว่าจะเป็นลูกค้า ผู้จำหน่าย หรือพันธมิตรทางธุรกิจ โดยบุคคลภายนอกไม่จำเป็นต้องมีบัญชี Zoho ก็สามารถเข้าร่วม Workflow ได้
ตัวอย่างการใช้งาน: บริษัทส่งข้อตกลงทางธุรกิจให้ฝ่ายกฎหมายภายในตรวจสอบก่อน จากนั้นจึงส่งเอกสารต่อไปยังผู้จำหน่าย (Vendor) เพื่อพิจารณาและอนุมัติเป็นขั้นตอนสุดท้าย ช่วยให้การประสานงานและการอนุมัติเอกสารระหว่างองค์กรทำได้สะดวกยิ่งขึ้น
การอัปเดต Document Workflows ในครั้งนี้ ทำให้ Zoho Writer รองรับกระบวนการตรวจสอบและอนุมัติเอกสารที่หลากหลายมากขึ้น ตั้งแต่การออกแบบขั้นตอนการทำงาน การกำหนดผู้รับผิดชอบ การตั้งเวลาเริ่มต้นอัตโนมัติ ไปจนถึงการทำงานร่วมกับบุคคลภายนอกองค์กร
สำหรับธุรกิจที่ต้องจัดการเอกสารจำนวนมาก เช่น สัญญาทางธุรกิจ เอกสารฝ่ายบุคคล เอกสารด้านกฎหมาย หรือเอกสารภายในองค์กร ความสามารถเหล่านี้ช่วยให้สามารถกำหนดกระบวนการทำงานได้ตรงตามความต้องการ ลดการประสานงานด้วยตนเอง และทำให้การตรวจสอบและอนุมัติเอกสารมีความเป็นระบบมากขึ้น
Zoho Writer จึงไม่ได้เป็นเพียงเครื่องมือสำหรับสร้างและแก้ไขเอกสารเท่านั้น แต่ยังช่วยสนับสนุนการทำงานร่วมกันและการจัดการกระบวนการอนุมัติเอกสารภายในองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพอีกด้วย
ดูรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Zoho ได้ที่ Mail Master ผู้ให้บริการและตัวแทนจำหน่าย Zoho อย่างเป็นทางการในประเทศไทย
ที่มา zoho
