10 พฤติกรรมที่มักทำพลาด! เมื่อใช้งาน Zoho Cliq พร้อมแนวทางแก้ไขที่คุณควรรู้

เพราะการสื่อสารภายในองค์กรไม่ใช่แค่เรื่องของการแชท แต่คือหัวใจหลักของการทำงานร่วมกันที่มีประสิทธิภาพ

Zoho Cliq คือหนึ่งในเครื่องมือสื่อสารภายในองค์กรที่ได้รับความนิยมมากขึ้นเรื่อยๆ โดยเฉพาะกับทีมที่ต้องการการสื่อสารแบบเรียลไทม์ แต่แม้จะมีฟีเจอร์ครบครัน หลายคนยังใช้แบบ “ไม่เต็มประสิทธิภาพ” หรือเผลอทำพฤติกรรมที่ส่งผลเสียต่อทีมโดยไม่รู้ตัว มาดูกันว่ามีพฤติกรรมใดบ้างที่ควรหลีกเลี่ยง และเราจะแก้ไขอย่างไรได้บ้าง

1. ทักเพื่อนร่วมงานนอกเวลางานโดยไม่จำเป็น

การทำงานข้ามทีมข้ามโซนเวลาคือเรื่องปกติ แต่การส่งข้อความนอกเวลางานควรจำกัดเฉพาะกรณีเร่งด่วนจริง ๆ

ทางแก้: ใช้ฟีเจอร์ “ตั้งเวลาส่งข้อความ” เพื่อส่งในเวลาที่ผู้รับพร้อม ไม่รบกวนเวลาส่วนตัว

2. ลางานยาวโดยไม่แจ้งเพื่อนร่วมทีมให้ชัดเจน

การลางาน เช่น ลาคลอด หรือลายาว จำเป็นต้องมีการมอบหมายงานและแจ้งให้เพื่อนร่วมงานทราบอย่างชัดเจน

ทางแก้: ตั้งสถานะใน Zoho Cliq พร้อมข้อความตอบกลับอัตโนมัติ และระบุผู้ติดต่อแทนในช่วงที่คุณไม่อยู่

3. ไม่รู้ว่าควรใช้ Group หรือ Channel เมื่อใด

หลายคนสับสนว่าควรใช้ “Group” หรือ “Channel” เมื่อเริ่มการสนทนาใหม่

ทางแก้: ถ้าต้องการความเป็นระบบ แยกตามหัวข้อหรือบทบาท และเชื่อมต่อกับบริการอื่น ๆ ควรเลือกใช้ Channel แทน Group

4. ส่งข้อความตอบกลับกระจัดกระจาย

การตอบข้อความแบบไม่ใช้ Thread ทำให้บทสนทนารกและตามเรื่องยาก

ทางแก้: ใช้ Thread สำหรับแต่ละหัวข้อ เพื่อจัดระเบียบบทสนทนาและรักษาบริบทของแต่ละประเด็นให้ชัดเจน

5. หาข้อความสำคัญไม่เจอ

การขอให้เพื่อนส่งไฟล์หรือข้อความเดิมซ้ำ เพราะหาไม่เจอ อาจทำให้เสียเวลาโดยไม่จำเป็น

ทางแก้: ใช้ฟีเจอร์ Pin ข้อความ หรือ ติดดาว (Star) พร้อมใส่ป้ายกำกับ เช่น Important, To-do, Follow-up เพื่อการค้นหาที่ง่ายขึ้น

6. พลาดการแจ้งเตือนที่สำคัญ

เมื่อมีข้อความจำนวนมาก แจ้งเตือนสำคัญอาจถูกกลืนหาย

ทางแก้: สร้าง โฟลเดอร์สนทนา แยกตามความสำคัญ และตั้งเสียงแจ้งเตือนเฉพาะสำหรับข้อความที่ต้องตอบกลับทันที

7. เลื่อนหาข้อความหรือไฟล์จนปวดตา

การหาข้อความเก่าในแชทที่ยาวเหยียดอาจเสียเวลามาก

ทางแก้: ใช้ฟีเจอร์ Advanced Search พร้อมค้นหาในบทสนทนาเฉพาะเจาะจงด้วยคำค้นที่คุณต้องการ

8. ลืมกดบันทึกการประชุม

การไม่บันทึกการประชุมออนไลน์ อาจทำให้พลาดข้อมูลสำคัญ

ทางแก้: ตั้งค่าการประชุมให้ บันทึกอัตโนมัติทันทีที่เริ่มประชุม ผ่านเมนู Profiles & Settings

9. ลืมงานที่ได้รับมอบหมายผ่านแชท

งานที่มอบหมายทางข้อความมักถูกกลืนหายไปกับแชทอื่น

ทางแก้: ตั้ง Reminder จากข้อความนั้นได้ทันที พร้อมกำหนดเวลาที่ต้องการให้แจ้งเตือน

10. ปิดกล้องเพราะฉากหลังไม่สวย

หลายคนไม่เปิดกล้องเพราะไม่มั่นใจในฉากหลัง ทั้งที่การเปิดกล้องช่วยให้การประชุมมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ทางแก้: ใช้ฟีเจอร์ Virtual Background หรือ Blur ฉากหลัง ที่ Zoho Cliq เตรียมไว้ให้ เลือกใช้ได้ตามต้องการ

สรุป

แม้จะไม่มี “วิธีที่ดีที่สุดเพียงวิธีเดียว” สำหรับการใช้งาน Zoho Cliq แต่การหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดเล็ก ๆ เหล่านี้ จะช่วยให้การสื่อสารในทีมของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น พร้อมลดความสับสนและสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่ราบรื่นยิ่งขึ้น

ที่มา zoho