การแชร์ไฟล์ถือเป็นส่วนสำคัญของการทำงานยุคใหม่ โดยจากข้อมูลของ Microsoft พบว่ามีผู้ใช้มากกว่า 1.2 พันล้านคนที่ใช้กล่องโต้ตอบการแชร์ไฟล์ (File Share Dialog) ใน Microsoft 365 ทุกเดือน เพื่อยกระดับประสบการณ์ให้เรียบง่าย ปลอดภัย และชาญฉลาดยิ่งขึ้น Microsoft จึงได้เพิ่มคุณสมบัติใหม่และการปรับปรุงหลายด้าน เช่น Hero Links, การยกระดับด้านความปลอดภัย, การอัปเดตสิทธิ์เข้าถึงแบบกลุ่ม และอื่น ๆ อีกมากมาย
ทุกไฟล์ใน Microsoft 365 ขณะนี้จะมี Hero Link เพียงลิงก์เดียวที่ควบคุมการเข้าถึงไฟล์ ไม่ว่าคุณจะคัดลอกลิงก์จากแถบที่อยู่ในเบราว์เซอร์ กด “คัดลอกลิงก์” หรือแนบไฟล์ผ่านอีเมล คุณจะได้รับลิงก์เดียวกันนี้เสมอ เพื่อประสบการณ์การแชร์ที่ง่ายยิ่งขึ้น
การแก้ไขลิงก์ที่มีอยู่ก็ทำได้ง่ายขึ้นเช่นกัน คุณสามารถอนุญาตให้ทุกคนในองค์กรเข้าถึงไฟล์ได้เพียงคลิกเดียว หรือจำกัดสิทธิ์ให้เฉพาะผู้ที่คุณระบุชื่อไว้เท่านั้น การเปลี่ยนแปลงนี้จะช่วยในกรณีที่คุณจำเป็นต้องอัปเดตลิงก์ที่เคยส่งไปแล้วแต่ตั้งค่าการอนุญาตไว้ไม่ถูกต้อง
นอกจากนี้ ยังมีการตั้งค่าการเข้าถึงเพิ่มเติม เช่น การอัปเดตสิทธิ์การเข้าถึงแบบกลุ่ม, การสร้างลิงก์พิเศษเพื่อควบคุมการแชร์ได้ละเอียดมากขึ้น, การเปลี่ยนชื่อของลิงก์ และอื่น ๆ
Copilot ยังได้ถูกรวมเข้ามาในหน้าต่างการแชร์ด้วย ผู้ใช้สามารถขอให้ AI สรุปเนื้อหาของเอกสารอย่างกระชับ และแนบไปพร้อมกับอีเมลได้ และในส่วนของการส่งอีเมล คุณยังสามารถระบุได้ด้วยว่าต้องการแจ้งผู้รับเกี่ยวกับไฟล์ที่แชร์ไปหรือไม่
การปรับปรุงทั้งหมดนี้จะทยอยเปิดใช้งานใน Microsoft 365 ภายในช่วงปลายปี 2025 โดยในช่วงปลายปีนี้ Microsoft จะประกาศรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับการอัปเกรด
ในด้านความปลอดภัย Hero Link จะอนุญาตเฉพาะผู้ที่ถูกเพิ่มเข้าไปในเอกสารเท่านั้น หากคุณเพิ่มผู้ใช้งานใหม่เข้ามา หน้าจอการแชร์แบบใหม่จะแสดงให้เห็นชัดเจนว่าผู้ใช้นั้นอยู่นอกองค์กร อย่างไรก็ตาม ผู้ดูแลระบบ IT สามารถกำหนดค่าพฤติกรรมเริ่มต้นให้เหมาะสมกับนโยบายขององค์กรได้ และยังมีการเพิ่มเครื่องมือควบคุมว่าผู้ใช้คนใดสามารถเพิ่มผู้อื่นหรือเปลี่ยนสิทธิ์การเข้าถึงได้บ้าง
สรุป
Microsoft ทำให้การแชร์ไฟล์ใน Microsoft 365 ง่ายขึ้น ปลอดภัยและชาญฉลาดยิ่งขึ้น ด้วยฟีเจอร์ใหม่ เช่น Hero Link ที่ช่วยให้การแชร์ไฟล์สะดวกขึ้น และสามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงได้ง่ายขึ้น เพียงคลิกเดียว นอกจากนี้ยังมีฟีเจอร์เพิ่มความปลอดภัย เช่น การจัดการการเข้าถึงหลายคนพร้อมกัน การอัปเดตสิทธิ์การเข้าถึงได้ละเอียด และการใช้ AI สรุปเอกสารในอีเมล การปรับปรุงนี้จะเปิดใช้งานในปลายปี 2025 และช่วยให้ผู้ใช้จัดการไฟล์ได้ดีขึ้นในทุกสถานการณ์!
ที่มา neowin
