Microsoft ได้เผยแพร่บทความจาก Microsoft 365 Insider Blog แนะนำ “5 ฟีเจอร์สำคัญ” ใน New Outlook for Windows ที่ออกแบบมาเพื่อช่วยให้ผู้ใช้งานทำงานได้สะดวกขึ้น เร็วขึ้น และจัดการอีเมลได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
New Outlook คือเวอร์ชันใหม่ของ Outlook บน Windows ที่รวมประสบการณ์อีเมล ปฏิทิน และเครื่องมือ Microsoft 365 ไว้ในแอปเดียว พร้อมการอัปเดตฟีเจอร์อย่างต่อเนื่องและรองรับ AI อย่าง Copilot เพื่อช่วยเขียนอีเมลและสรุปข้อมูลได้อัตโนมัติ
5 ฟีเจอร์เด่นใน New Outlook for Windows
1) ปักหมุดและเลื่อนการแจ้งเตือนอีเมล (Pin and Snooze Emails)
ฟีเจอร์ Pin (ปักหมุด) ช่วยให้ผู้ใช้สามารถเลือกอีเมลสำคัญให้แสดงอยู่ด้านบนสุดของกล่องจดหมายตลอดเวลา เหมาะสำหรับอีเมลที่ต้องใช้เป็นข้อมูลอ้างอิงบ่อย ๆ หรือไม่ต้องการให้หลุดสายตา เพียงวางเมาส์เหนือข้อความอีเมล แล้วเลือกปุ่ม Pin ทางด้านขวา
เมื่อปักหมุดแล้ว อีเมลนั้นจะถูกจัดไว้ด้านบนใน New Outlook for Windows
ในทางกลับกัน ฟีเจอร์ Snooze (เลื่อนเวลาอีเมล) ช่วยให้คุณสามารถซ่อนอีเมลออกจากกล่องจดหมายชั่วคราว และกำหนดให้กลับมาแสดงอีกครั้งในเวลาที่คุณต้องการอ่าน โดยให้คลิกขวาที่อีเมล เลือก Snooze จากนั้นกำหนดวันและเวลาที่ต้องการให้กลับมาแสดงอีกครั้ง
2) จัดระเบียบข้อความอัตโนมัติจากผู้ส่งที่กำหนด (Sweep)
ฟีเจอร์ Sweep ช่วยให้คุณสามารถตั้งค่าการจัดการอีเมลอัตโนมัติสำหรับข้อความที่มาจากผู้ส่งรายใดรายหนึ่งได้ เช่น การลบอีเมลโปรโมชั่นหลังจากช่วงเวลาที่กำหนดไว้ เพื่อลดภาระในการจัดการด้วยตนเอง และช่วยให้กล่องจดหมายของคุณมีความเป็นระเบียบและโฟกัสกับงานที่สำคัญมากขึ้น
วิธีใช้งาน Sweep คือ ให้เลือกไอคอนรูป ไม้กวาด (broom icon) บนแถบ Ribbon จากนั้นเลือกกฎ (rule) ที่ต้องการตั้งค่า เพื่อให้ระบบดำเนินการจัดการอีเมลตามเงื่อนไขที่กำหนดโดยอัตโนมัติ
3) กำหนดเวลาในการส่งอีเมล (Schedule emails to send later)
ฟีเจอร์ Schedule Send ช่วยให้คุณสามารถเขียนอีเมลล่วงหน้าได้ทุกเมื่อ และตั้งเวลาให้ส่งออกไปในช่วงเวลาที่เหมาะสมกับผู้รับมากขึ้น ช่วยลดปัญหาอีเมลค้างอยู่ในโฟลเดอร์ Drafts เป็นเวลานาน
วิธีใช้งานคือ ให้คลิกที่ลูกศรดรอปดาวน์ถัดจากปุ่ม Send จากนั้นเลือก Schedule send แล้วกำหนดวันที่และเวลาที่ต้องการให้ระบบส่งอีเมลโดยอัตโนมัติ
4) ติดตามการประชุมได้แม้ไม่ได้เข้าร่วม (Stay informed on meetings you don’t attend)
ฟีเจอร์ Follow (ติดตามการประชุม) ช่วยให้คุณสามารถเข้าถึงสรุปการประชุม (meeting recap) ได้ แม้จะไม่ได้เข้าร่วมประชุมด้วยตัวเอง เหมาะสำหรับกรณีที่มีตารางงานทับซ้อนกัน แต่ยังต้องการทราบว่ามีการพูดคุยหรือสรุปประเด็นอะไรบ้าง หรือใช้ประกอบการเตรียมข้อมูลเพื่อมีส่วนร่วมในการระดมความคิดภายหลัง
คุณสามารถเปิดใช้งานฟีเจอร์นี้ได้โดยเลือก Follow ระหว่างการตอบรับคำเชิญประชุม (RSVP) จากนั้นระบบจะส่งข้อมูลสรุปการประชุมมาให้คุณโดยอัตโนมัติ
5) ปรับแต่งชื่อบัญชีอีเมลให้เป็นเอกลักษณ์ (Personalize your email accounts)
ฟีเจอร์นี้ช่วยให้คุณสามารถปรับแต่งและทำให้กล่องจดหมายของแต่ละบัญชีอีเมลดูแยกแยะได้ง่ายขึ้น โดยการตั้งชื่อบัญชีใหม่ (custom name) ให้เหมาะสมกับการใช้งานของคุณ
คุณสามารถเปลี่ยนชื่อบัญชีอีเมลได้โดยไปที่ Settings > Accounts > Manage จากนั้นเลือกบัญชีที่ต้องการ แล้วตั้งชื่อใหม่เพื่อให้สามารถระบุแต่ละกล่องจดหมายได้อย่างชัดเจนและสะดวกมากยิ่งขึ้น
สรุป
New Outlook for Windows ถูกออกแบบมาเพื่อเป็น “ศูนย์กลางการทำงานยุคใหม่” ที่รวมอีเมล ปฏิทิน และเครื่องมือ Microsoft 365 เข้าไว้ด้วยกัน พร้อมฟีเจอร์ AI และการซิงก์ข้อมูลผ่าน Cloud เพื่อเพิ่มความคล่องตัวในการทำงานในทุกอุปกรณ์
เหมาะสำหรับผู้ใช้งานที่ต้องการระบบอีเมลที่ทันสมัย ใช้งานง่าย และรองรับการทำงานแบบ Hybrid ได้อย่างเต็มรูปแบบ
ที่มา techcommunity
