Zoho เปิดตัว Zoho Sign สำหรับ Microsoft Windows แอปพลิเคชันเดสก์ท็อปที่ออกแบบมาเพื่อยกระดับการลงนามเอกสารดิจิทัลสำหรับองค์กร โดยนอกจากจะรองรับฟีเจอร์ทั้งหมดของ Zoho Sign เวอร์ชันเว็บแล้ว ยังเพิ่มความสามารถในการลงนามด้วย Digital Signature Certificate (DSC) ที่จัดเก็บอยู่ใน USB Hardware Token, ใบรับรองดิจิทัลที่ติดตั้งบนเครื่อง Windows และไฟล์ PFX/P12 ได้โดยตรง ช่วยตอบโจทย์องค์กรที่ต้องดำเนินงานภายใต้ข้อกำหนดด้านกฎหมายและมาตรฐานความปลอดภัยระดับสูง

Zoho Sign เป็นแพลตฟอร์มสำหรับการส่ง ลงนาม และบริหารจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ได้รับความไว้วางใจจากองค์กรทุกขนาด ด้วยเวิร์กโฟลว์บนระบบคลาวด์ที่ช่วยลดการใช้กระดาษ ลดระยะเวลาการดำเนินงาน และทำให้กระบวนการอนุมัติเอกสารเป็นไปอย่างรวดเร็ว ตั้งแต่การรับพนักงานใหม่ (Employee Onboarding) ไปจนถึงการบริหารสัญญาระดับองค์กร

อย่างไรก็ตาม ในหลายอุตสาหกรรม เช่น หน่วยงานภาครัฐ ภาคกฎหมาย ภาคการเงิน หรือการจัดซื้อจัดจ้างมูลค่าสูง การลงนามเอกสารจำเป็นต้องใช้ Digital Signature Certificate (DSC) ที่ออกโดยหน่วยงานรับรอง (Certificate Authority: CA) และจัดเก็บอยู่ใน USB Hardware Token หรือใบรับรองที่ติดตั้งภายในเครื่องคอมพิวเตอร์ เพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนดของกฎหมายและหน่วยงานกำกับดูแล

Zoho Sign สำหรับ Windows จึงได้รับการพัฒนาขึ้นเพื่อเชื่อมต่อข้อดีของระบบคลาวด์เข้ากับการลงนามด้วยใบรับรองดิจิทัลบนอุปกรณ์ของผู้ใช้ ทำให้องค์กรสามารถบริหารเอกสารผ่านแพลตฟอร์ม Zoho Sign ได้อย่างต่อเนื่อง พร้อมรักษามาตรฐานด้านความปลอดภัยและการปฏิบัติตามข้อกำหนด (Compliance) ในงานที่มีความอ่อนไหวสูง

Zoho Sign Windows App คืออะไร

Zoho Sign Windows App เป็นแอปพลิเคชันแบบ Native Desktop สำหรับระบบปฏิบัติการ Windows ที่เปิดให้ดาวน์โหลดใช้งานฟรีผ่าน Microsoft Store โดยผสานความสามารถของ Zoho Sign เวอร์ชันเว็บเข้ากับการลงนามบนเครื่องคอมพิวเตอร์ ช่วยให้ผู้ใช้สามารถดำเนินงานได้จากหน้าจอเดียวอย่างสะดวก

ฟีเจอร์เด่นของ Zoho Sign สำหรับ Windows

ใช้งานฟีเจอร์ได้ครบถ้วนเหมือนเวอร์ชันเว็บ

Zoho Sign สำหรับ Windows มาพร้อมความสามารถทั้งหมดของ Zoho Sign เวอร์ชันเว็บ ช่วยให้ผู้ใช้งานสามารถจัดการเอกสาร ลงนาม และดำเนินกระบวนการอนุมัติ (Workflow) ได้อย่างครบถ้วนผ่านแอปบน Windows โดยมีฟีเจอร์สำคัญ ได้แก่

Reusable Templates สร้างเทมเพลตสำหรับเอกสารที่ใช้งานเป็นประจำ เช่น NDA หนังสือเสนอการจ้างงาน และสัญญาซื้อขาย เพื่อนำกลับมาใช้ซ้ำได้
Shareable Signing URLs สร้างลิงก์สำหรับส่งเอกสารให้ผู้รับจำนวนมากหรือผู้รับที่ไม่ระบุล่วงหน้าเข้ามาลงนามได้
Detailed Audit Trails บันทึกทุกกิจกรรมของเอกสาร ทั้งวันเวลา ผู้ดำเนินการ และ IP Address เพื่อรองรับการตรวจสอบย้อนหลังและการระงับข้อพิพาท
Bulk Signature Collection ส่งเอกสารฉบับเดียวให้ผู้ลงนามหลายร้อยคนพร้อมกัน ลดขั้นตอนการทำงานซ้ำ
Bulk Signing ลงนามเอกสารหลายฉบับพร้อมกันได้ในคลิกเดียว

นอกจากนี้ ยังรองรับการลงนามด้วย

USB Hardware Token
Digital Signature Certificate (DSC) ที่ติดตั้งบน Windows
ไฟล์ PFX/P12

รองรับการลงนามดิจิทัลด้วย USB Token, Certificate บนเครื่อง และไฟล์ PFX/P12

Zoho Sign สำหรับ Windows รองรับการลงนามเอกสารด้วย Digital Signature Certificate (DSC) ที่จัดเก็บได้หลายรูปแบบ เพื่อให้สอดคล้องกับมาตรฐานการใช้งานขององค์กรและหน่วยงานต่าง ๆ ได้แก่

USB Hardware Token ที่เก็บใบรับรองดิจิทัล (DSC)
Digital Certificate ที่ติดตั้งอยู่บนระบบปฏิบัติการ Windows
ไฟล์ใบรับรอง PFX/P12 ที่จัดเก็บไว้ภายในเครื่อง

ความสามารถนี้ช่วยให้องค์กรสามารถลงนามเอกสารด้วยใบรับรองดิจิทัลที่ได้รับการรับรองตามข้อกำหนดด้านกฎหมายและมาตรฐานความปลอดภัย พร้อมรองรับการใช้งานในองค์กรที่ต้องใช้ Digital Signature Certificate (DSC) สำหรับการยืนยันตัวตนและความถูกต้องของเอกสาร.

รองรับการลงนามแบบออฟไลน์ เพิ่มความต่อเนื่องในการดำเนินงาน

อีกหนึ่งความสามารถสำคัญคือ Offline Signing ซึ่งช่วยให้ผู้ใช้สามารถลงนามเอกสารได้ แม้ไม่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต

เมื่อดำเนินการลงนามแล้ว ระบบจะใช้ใบรับรองดิจิทัลจาก USB Token หรือ Certificate ภายในเครื่อง และบันทึกเอกสารที่ลงนามเรียบร้อยไว้ในโฟลเดอร์ปลายทางที่กำหนดโดยอัตโนมัติ ช่วยให้องค์กรสามารถดำเนินงานได้อย่างต่อเนื่อง แม้อยู่ในสภาพแวดล้อมที่ไม่สามารถเชื่อมต่อเครือข่ายได้

เชื่อมต่อ Microsoft 365 ได้อย่างไร้รอยต่อ

สำหรับองค์กรที่ใช้งาน Microsoft 365 อยู่แล้ว Zoho Sign Windows App รองรับการทำงานร่วมกับบริการสำคัญของ Microsoft ได้แก่

Microsoft 365 Single Sign-On (SSO) เข้าใช้งาน Zoho Sign ด้วยระบบล็อกอินเดียว โดยไม่ต้องเข้าสู่ระบบแยก
OneDrive สำหรับนำเข้าและสำรองเอกสารที่ลงนามแล้ว
SharePoint สำหรับจัดเก็บและบริหารจัดการเอกสารภายในองค์กร

การผสานการทำงานดังกล่าวช่วยให้การลงนามเอกสารเป็นส่วนหนึ่งของเวิร์กโฟลว์การทำงานประจำวันได้อย่างเป็นธรรมชาติ

ความปลอดภัยระดับองค์กรและรองรับมาตรฐานสากล

Zoho Sign Windows App ให้ความสำคัญกับความปลอดภัยของข้อมูล โดยใช้มาตรฐาน AES-256 สำหรับการเข้ารหัสข้อมูลที่จัดเก็บ และ TLS/SSL สำหรับการเข้ารหัสข้อมูลระหว่างการรับส่งผ่านเครือข่าย

เอกสารทุกฉบับที่ลงนามยังได้รับ Blockchain Timestamp เพื่อสร้างหลักฐานที่ไม่สามารถแก้ไขย้อนหลังได้ ช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือของกระบวนการลงนาม

สำหรับการจัดการกุญแจเข้ารหัส (Private Key) ระบบรองรับการลงนามผ่าน USB Token, ไฟล์ PFX และ Certificate ที่ติดตั้งบน Windows โดย Private Key ยังคงอยู่ภายใต้การควบคุมของผู้ลงนาม ลดความเสี่ยงจากการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต

นอกจากนี้ ระบบยังบันทึก Audit Trail อย่างครบถ้วน ทั้งวันเวลา ผู้ลงนาม และ IP Address เพื่อรองรับการตรวจสอบ การปฏิบัติตามข้อกำหนด และการระงับข้อพิพาท

ในด้านมาตรฐานและกฎหมาย Zoho Sign รองรับข้อกำหนดระดับสากล ได้แก่

GDPR
HIPAA
FDA 21 CFR Part 11
EU GMP Annex 11

รวมถึงรองรับกฎหมายด้านลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์จากหลายประเทศ เช่น

ESIGN Act (สหรัฐอเมริกา)
eIDAS (สหภาพยุโรป)
India's IT Act
Electronic Transactions Act (ECTA)
Electronic Transactions Act (ETA)

พร้อมเชื่อมต่อกับผู้ให้บริการ Digital Identity และ Trust Services ในแต่ละภูมิภาค เช่น eMudhra, Aadhaar eSign, Sign with Singpass, TrustFactory และ Swisscom Trust Services

ตัวอย่างการใช้งานจริงในภาคอุตสาหกรรม

Zoho ยกตัวอย่างบริษัทผู้ผลิตยาในประเทศอินเดีย ซึ่งพนักงานจำเป็นต้องลงนามบันทึกการผลิต (Batch Records) ด้วย Digital Signature Certificate ที่ออกโดยภาครัฐและจัดเก็บอยู่ใน USB Token

องค์กรสามารถใช้ Zoho Sign Windows App ลงนามเอกสารแบบออฟไลน์ พร้อมจัดเก็บ Audit Trail อย่างครบถ้วน และปฏิบัติตามข้อกำหนดของทั้ง FDA 21 CFR Part 11 และ India's IT Act ได้ภายในระบบเดียว

หากต้องการลงนามด้วย USB Token ผู้ใช้งานจำเป็นต้องมี Digital Signature Certificate (DSC) ที่ออกโดยหน่วยงานรับรอง (CA) จัดเก็บอยู่ใน USB Token ที่รองรับการใช้งาน และใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ Windows 10 หรือใหม่กว่า พร้อมติดตั้งไดรเวอร์ที่จำเป็น

สำหรับองค์กร ผู้ดูแลระบบจะต้องเปิดใช้งานฟังก์ชัน USB Digital Signatures ในเมนู Integrations ก่อน จากนั้นผู้ใช้เพียงเสียบ USB Token เปิด Zoho Sign Windows App เข้าไปยังเอกสารที่ต้องลงนาม เลือก Digital Certificate ของตนเอง และดำเนินการลงนามได้อย่างปลอดภัย รวดเร็ว และเป็นไปตามข้อกำหนดทางกฎหมาย

ที่มา zoho