หลายองค์กรมักเผชิญกับปัญหาเดิม ๆ เวลาขอข้อมูลสำคัญ ไม่ว่าจะเป็นรหัสผ่านหรือรายละเอียดลับจากคู่ค้า กว่าจะได้มาก็ต้องติดตามซ้ำ ๆ และสุดท้ายข้อมูลก็มักไปโผล่อยู่ในอีเมล แชท หรือเอกสารที่ไม่ได้เข้ารหัส ซึ่งเสี่ยงต่อการรั่วไหลอย่างมาก
Zoho Vault จึงแนะนำฟีเจอร์ใหม่ล่าสุด SecureForms ที่ออกแบบมาเพื่อช่วยให้การเก็บข้อมูลลับทำได้สะดวกและปลอดภัยยิ่งขึ้น ผ่านแบบฟอร์มเข้ารหัสที่ส่งตรงเข้าสู่ Zoho Vault โดยอัตโนมัติ ลดความเสี่ยงจากข้อผิดพลาด และสร้างความมั่นใจในการจัดเก็บข้อมูลสำคัญ
SecureForms คืออะไร?
Zoho Vault SecureForms คือฟีเจอร์ที่ช่วยให้องค์กรสามารถรวบรวมข้อมูลลับจากทั้งบุคลากรภายในและผู้ร่วมงานภายนอกได้อย่างปลอดภัย เช่น การรับรหัสผ่านจากที่ปรึกษาหรือฟรีแลนซ์ ข้อมูลที่ส่งเข้ามาจะถูกนำเข้าไปเก็บใน Zoho Vault โดยตรง และ เข้ารหัสทุกขั้นตอน เพื่อรับประกันความเป็นส่วนตัวสูงสุด
จุดเด่นด้านความปลอดภัย
- ข้อมูลทั้งหมดถูกเข้ารหัสตั้งแต่ต้นทางจนถึงปลายทาง
- มีกระบวนการยืนยันตัวตนของผู้ส่ง เพิ่มชั้นความปลอดภัย
- เจ้าของ Vault เท่านั้นที่สามารถถอดรหัสและเข้าถึงข้อมูลได้
ด้วยกระบวนการเข้ารหัสหลายชั้น (multi-layered encryption) ทำให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลจะถูกเก็บรักษาไว้อย่างปลอดภัยและเป็นความลับสูงสุด
ฟีเจอร์ที่ยืดหยุ่นและใช้งานง่าย
- สร้างฟอร์มได้ทั้ง แบบส่วนตัว หรือ สาธารณะ
- กำหนดจำนวนครั้งในการส่งหรือวันหมดอายุของฟอร์มได้
- แชร์ลิงก์ฟอร์มผ่านอีเมล แชท หรือฝังไว้บนเว็บไซต์ได้สะดวก
- ข้อมูลทั้งหมดถูกนำเข้าสู่ Zoho Vault ได้เพียงคลิกเดียว
โปร่งใสและตรวจสอบได้
ด้วย Form Timeline ผู้ใช้งานสามารถติดตามได้อย่างละเอียดว่าใครเป็นผู้ส่งข้อมูล เวลาใด และข้อมูลใดถูกบันทึกไว้ใน Vault เพิ่มความน่าเชื่อถือและความโปร่งใสในการจัดการข้อมูลสำคัญ
ขั้นตอนการใช้งาน SecureForms
- สร้างฟอร์มใน Zoho Vault พร้อมกำหนดเงื่อนไข เช่น ประเภทฟอร์ม วันหมดอายุ หรือจำนวนครั้งที่ส่งได้
- ส่งลิงก์ฟอร์มให้ผู้รับผ่านช่องทางที่ต้องการ
- ผู้รับยืนยันตัวตนด้วยอีเมลและรหัส OTP
- กรอกและส่งข้อมูลลับเข้าสู่ระบบอย่างปลอดภัย
- เจ้าของฟอร์มตรวจสอบและนำเข้าข้อมูลสู่ Zoho Vault ได้ทันที
สรุป
Zoho Vault SecureForms คืออีกหนึ่งเครื่องมือที่ตอบโจทย์การเก็บข้อมูลลับในยุคที่ความปลอดภัยทางไซเบอร์เป็นสิ่งสำคัญสูงสุด องค์กรไม่จำเป็นต้องพึ่งพาอีเมลหรือไฟล์แชร์ที่เสี่ยงต่อการรั่วไหลอีกต่อไป แต่สามารถใช้ SecureForms เพื่อจัดเก็บข้อมูลได้อย่าง ง่าย ปลอดภัย และน่าเชื่อถือ
ที่มา zoho
