ในยุคดิจิทัล การเซ็นเอกสารแบบดั้งเดิมด้วยกระดาษและปากกาเริ่มดูล้าสมัย Zoho นำเสนอโซลูชันครบวงจรสำหรับการร่างและลงนามเอกสารออนไลน์อย่างสะดวก รวดเร็ว และปลอดภัยด้วย Zoho Sign และ Zoho Writer
Zoho Sign และ Zoho Writer สองเครื่องมือจาก Zoho Corporation ช่วยให้ผู้ใช้สามารถร่าง จัดการ และลงนามเอกสารออนไลน์ได้อย่างครบวงจร โดยไม่ต้องพึ่งพาเอกสารกระดาษ
Zoho Writer เปรียบเสมือนสำนักงานเสมือนจริงที่ผู้ใช้สามารถสร้างเอกสารได้ทุกประเภท ตั้งแต่สัญญา ใบเสร็จรับเงิน รายงาน ไปจนถึงจดหมาย ด้วยเครื่องมือจัดรูปแบบข้อความ ตัวเลือกแบบอักษร และคุณสมบัติการแก้ไขที่หลากหลาย Zoho Writer ช่วยให้ผู้ใช้สร้างเอกสารที่มีคุณภาพระดับมืออาชีพ
นี่คือคุณสมบัติ Zoho Sign และ Zoho Writer
- เทมเพลตป้าย : เอกสารที่อัปโหลดหรือสร้างขึ้นใหม่แปลงเป็นเทมเพลตป้ายได้ สามารถลงนามในเอกสาร ส่งเอกสารออกไปขอลายเซ็น เปิดใช้งานเวิร์กโฟลว์การลงนาม จัดเก็บเอกสารที่เซ็นชื่อ กรอกฟิลด์อัตโนมัติด้วยแท็กข้อความ และสำรวจคุณสมบัติลายเซ็นดิจิทัลเพิ่มเติมได้
- ลงชื่อด้วยตนเอง : ลงนามในเอกสารด้วยตนเอง โดยเปิดเอกสารที่ผู้ใช้ต้องการลงนามเป็นเทมเพลตการลงนามหรือส่งเอกสารถึงตัวผู้ใช้เองเพื่อลงนาม ผู้ใช้สามารถตั้งค่าบล็อกลายเซ็นที่ปลอดภัย เป็นส่วนตัว และนำกลับมาใช้ใหม่ได้ รวมถึงแก้ไขหรือปรับขนาดให้เหมาะกับความต้องการ
- ส่งเพื่อลงนาม : ผู้ใช้สามารถส่งเอกสารที่จะลงนาม เชิญผู้ลงนามจำนวนมากเพื่อดู ลงนาม อนุมัติ หรือลงนามในเอกสารของผู้ใช้ด้วยตนเอง ส่งทางไปรษณีย์หรือจัดเก็บเอกสารที่ลงนาม และจัดเก็บกระบวนการลงนามเพื่อทำให้กระบวนการเดียวกันเป็นอัตโนมัติในภายหลัง
- การติดตามสถานะของเอกสารโดยใช้ View Logs : ผู้ใช้สามารถดูสถานะของเอกสารที่ลงนามหรือส่งเพื่อขอลายเซ็นได้จากส่วน View Logs กิจกรรมทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการลงนามสามารถดูได้จาก Writer เอง ผู้ใช้สามารถดูรายละเอียดผู้ลงนามและผู้ส่ง ระบุกิจกรรมเฉพาะ สถานะการลงนาม เวลาที่ส่งเอกสาร และเวอร์ชันที่ผ่านมาทั้งหมด
- เทมเพลตที่เติมได้ : เทมเพลตที่เติมได้เป็นคุณสมบัติของ Writer ที่ให้ผู้ใช้เพิ่มฟิลด์ที่เติมได้ลงในเอกสารที่มีอยู่หรือที่สร้างขึ้นใหม่ ฟิลด์ต่างๆ สามารถปรับแต่งและติดป้ายกำกับได้ตามที่ผู้ใช้ต้องการ ผู้ใช้สามารถเพิ่มฟิลด์ผู้ลงนามเพื่อสร้างเทมเพลตที่กรอกได้สำหรับแบบฟอร์ม อีเมล จดหมาย และอื่นๆ
- ผสานเทมเพลต : เทมเพลตผสานเป็นฟีเจอร์ Writer ที่ช่วยให้ผู้ใช้สร้างอีเมล แบบฟอร์ม จดหมาย และเอกสารอื่น ๆ ที่เป็นส่วนตัว โดยที่ผู้ใช้ไม่ต้องแก้ไขตามความต้องการเฉพาะของผู้รับในแต่ละครั้ง ผู้ใช้สามารถเพิ่มหรือสร้างแหล่งข้อมูลและแทรกแท็กเพื่อให้เทมเพลตดึงข้อมูลที่
- ลงชื่อเข้าใช้เวิร์กโฟลว์ : ลงชื่อเข้าใช้เวิร์กโฟลว์ช่วยให้ผู้ใช้จัดการและทำให้กระบวนการลงนามของผู้ใช้เป็นแบบอัตโนมัติ ตั้งค่ารายละเอียดผู้รับ เทมเพลตเอกสาร และการดำเนินการหลังเวิร์กโฟลว์แบบกำหนดเอง (เช่น การส่งการแจ้งเตือนทางอีเมล การรวบรวมที่อยู่อีเมลของผู้ลงนาม การส่งการแจ้งเตือน Cliq การบันทึกเอกสารในตำแหน่งเฉพาะ และอื่นๆ) และบันทึกรูปแบบนี้สำหรับเวิร์กโฟลว์ในอนาคตด้วย
- การเรียกคืนเอกสาร : ผู้ใช้สามารถเรียกคืนเอกสารที่ผู้ใช้ส่งเพื่อขอลายเซ็นได้ด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียว ไม่มีการสื่อสารที่น่าเบื่อและยากลำบาก Zoho Sign ช่วยให้การเรียกคืนเอกสารภายใน Writer เป็นเรื่องง่าย
- การปรับแต่งตั้งแต่ต้นทางถึงปลายทาง : ตั้งแต่การสร้างเอกสารจนกระทั่งผู้ใช้บันทึกเอกสารที่เซ็นชื่อแล้วส่งคืนให้ผู้ใช้ ทุกขั้นตอนอนุญาตให้ปรับแต่งได้ซึ่งทำให้ Zoho Sign เป็นแอปพลิเคชันโปรดทางธุรกิจและเป็นแอปพลิเคชันที่ยืดหยุ่นเพื่อใช้ภายใน Writer
Zoho Sign รองรับรูปแบบเอกสารหลากหลายประเภท รวมถึง PDF, Word, Excel และ PowerPoint ผู้ใช้ยังสามารถเพิ่มข้อความ ลายเซ็น โลโก้ และภาพประกอบลงในเอกสารเพื่อให้ดูเป็นมืออาชีพ ปรับแต่งเอกสาร และจัดการกระบวนการเซ็นชื่อที่ซับซ้อนด้วยคุณสมบัติขั้นสูง
Zoho Sign และ Zoho Writer ทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่น ช่วยให้ผู้ใช้สามารถร่าง จัดการ และลงนามเอกสารออนไลน์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ เหมาะสำหรับธุรกิจทุกขนาดที่ต้องการลดต้นทุน ประหยัดเวลา และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน
สรุป
Zoho Writer เปรียบเสมือนสำนักงานเสมือนจริง สร้างเอกสารทุกประเภท ตั้งแต่สัญญา ใบเสร็จรับเงิน รายงาน ไปจนถึงจดหมาย Zoho Sign รวบรวมลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ติดตามสถานะการเซ็นชื่อ จัดเก็บเอกสารที่เซ็นชื่อแล้วอย่างปลอดภัย รองรับรูปแบบเอกสารหลากหลาย ช่วยให้ร่าง จัดการ และลงนามเอกสารออนไลน์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ เหมาะสำหรับธุรกิจทุกขนาด
ที่มา zoho
