Zoho Calendar อัปเดตใหม่ เพิ่มฟีเจอร์ Meeting Co-Host สำหรับการประชุมออนไลน์

Zoho Calendar ประกาศเปิดตัวฟีเจอร์ใหม่ Meeting Co-Host อย่างเป็นทางการ ตอบโจทย์การประชุมยุคใหม่ที่ต้องการความยืดหยุ่น ความต่อเนื่อง และการทำงานร่วมกันมากกว่าที่เคย โดยฟีเจอร์นี้ช่วยให้การประชุมไม่ต้องพึ่งพาโฮสต์เพียงคนเดียว ลดความเสี่ยงจากการประชุมสะดุดเมื่อเกิดปัญหาทางเทคนิคหรือเหตุจำเป็นของโฮสต์หลัก

ที่ผ่านมา แม้การประชุมจะถูกวางแผนอย่างรัดกุม ทั้งวาระ เวลา และผู้เข้าร่วม แต่หากโฮสต์หลักประสบปัญหา เช่น อินเทอร์เน็ตขัดข้อง ไม่สามารถแชร์หน้าจอ หรือจำเป็นต้องออกจากการประชุมชั่วคราว การประชุมทั้งหมดอาจต้องหยุดลงทันที Zoho จึงพัฒนาฟีเจอร์ Co-Host เพื่อแก้ปัญหานี้โดยตรง

รองรับ Co-Host เต็มรูปแบบ ผ่าน Zoho Calendar และ Zoho Meeting

ฟีเจอร์ Meeting Co-Host ทำงานผ่านการผสานการทำงานระหว่าง Zoho Calendar และ Zoho Meeting โดยผู้จัดการประชุมสามารถกำหนดผู้ร่วมเป็นโฮสต์ (Co-Host) เพิ่มเติมได้ตั้งแต่ขั้นตอนการตั้งเวลาประชุม Co-host จะได้รับสิทธิ์การจัดการเทียบเท่ากับโฮสต์หลัก ครอบคลุมความสามารถสำคัญ เช่น

• เริ่มและสิ้นสุดการประชุม

• อนุญาตหรือเชิญผู้เข้าร่วมออกจากห้องประชุม

• ปิดหรือเปิดไมโครโฟนผู้เข้าร่วม

• จัดการการแชร์หน้าจอและการบันทึกการประชุม

• ดูแลกิจกรรมระหว่างประชุม เช่น โพล และ Q&A

การมีผู้ดูแลหลายคนช่วยให้การประชุมสามารถดำเนินต่อไปได้อย่างราบรื่น แม้โฮสต์หลักจะไม่พร้อมชั่วขณะ

ตอบโจทย์การทำงานแบบกระจายตัวและไฮบริด

Zoho ระบุว่า รูปแบบการทำงานในปัจจุบันเปลี่ยนไปอย่างชัดเจน ทีมงานจำนวนมากทำงานจากหลายสถานที่ หลายเขตเวลา และต้องสลับบทบาทหลายหน้าที่ การควบคุมการประชุมโดยคนเพียงคนเดียวจึงกลายเป็นจุดเสี่ยงสำคัญ

ฟีเจอร์ Co-Host ช่วยให้การประชุมมีความยืดหยุ่นมากขึ้น เช่น

• การประชุมขายที่ผู้พูดหลักโฟกัสกับการนำเสนอ ขณะที่ co-host ดูแลแชตและผู้เข้าร่วม

• การอบรมที่วิทยากรสอนเนื้อหา ส่วน co-host ดูแลการบันทึกและคำถาม

• การประชุมองค์กรแบบไฮบริดที่มีผู้ดูแลฝั่งออฟฟิศและฝั่งออนไลน์แยกกัน

ผลลัพธ์คือการประชุมที่ต่อเนื่อง ลดความล่าช้า และคงความเป็นมืออาชีพตลอดการประชุม

มากกว่าตัวสำรอง แต่คือการแบ่งบทบาทอย่างมีประสิทธิภาพ

Zoho เน้นย้ำว่า Meeting Co-Host ไม่ได้ถูกออกแบบมาเป็นเพียงแผนสำรอง แต่เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้ทีมสามารถแบ่งหน้าที่ได้ชัดเจน ลดภาระของโฮสต์หลัก และเปิดโอกาสให้ผู้เกี่ยวข้องแต่ละคนโฟกัสกับบทบาทของตนเอง ไม่ว่าจะเป็นการนำเสนอ การดูแลผู้เข้าร่วม หรือการจัดการการโต้ตอบ

เมื่อความรับผิดชอบถูกกระจายอย่างเหมาะสม การประชุมจึงลื่นไหลมากขึ้น ดูเป็นมืออาชีพ และจบตรงตามเวลา

ผู้ใช้งานสามารถเริ่มต้นใช้งาน Meeting Co-Host ได้ง่าย ๆ เพียงตั้งเวลาการประชุมผ่าน Zoho Calendar เพิ่มการประชุมด้วย Zoho Meeting และกำหนด co-host หนึ่งคนหรือมากกว่า ระบบจะมอบสิทธิ์โฮสต์ให้โดยอัตโนมัติเมื่อการประชุมเริ่มขึ้น

Zoho Calendar กับฟีเจอร์ Co-Host Support สะท้อนทิศทางของการพัฒนาเครื่องมือทำงานที่เน้นความต่อเนื่อง ความร่วมมือ และประสบการณ์การประชุมที่มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น เหมาะสำหรับองค์กรที่ต้องการยกระดับการประชุมให้พร้อมรับทุกสถานการณ์ในโลกการทำงานยุคใหม่

ที่มา zoho