Zoho Writer ประกาศเพิ่มความสามารถใหม่ รองรับการใช้งาน Webhook ในระบบ Merge Templates ช่วยให้องค์กรสามารถสร้างและส่งเอกสารอัตโนมัติทันทีที่เกิดเหตุการณ์ (Event-Driven Automation) จากแอปพลิเคชันต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นแอปฟอร์ม แอปธุรกิจภายในองค์กร หรือระบบอัตโนมัติภายนอก
ฟีเจอร์นี้ช่วยเชื่อมต่อ Zoho Writer เข้ากับเครื่องมือในและนอกระบบ Zoho เช่น Zoho Flow และ Zapier ทำให้สามารถสั่งสร้างเอกสารได้แบบเรียลไทม์โดยไม่ต้องดำเนินการด้วยตนเอง
สร้างเอกสารทันทีเมื่อมีการส่งแบบฟอร์ม
หนึ่งในกรณีใช้งานที่ชัดเจน คือ การสร้างเอกสารอัตโนมัติเมื่อผู้ใช้กรอกแบบฟอร์มเสร็จสมบูรณ์
ตัวอย่างเช่น องค์กรจัดงานอีเวนต์และเก็บข้อมูลผ่าน Google Forms หรือแอปสร้างฟอร์มอื่น ๆ เมื่อผู้ใช้งานกรอกข้อมูลครบและกดส่ง ระบบสามารถสั่งให้ Zoho Writer:
-
รับข้อมูลจากฟอร์มผ่าน Webhook
-
ดึงข้อมูลเข้าสู่เทมเพลต Merge
-
สร้างเอกสารยืนยันแบบปรับแต่งเฉพาะบุคคล
-
ส่งอีเมลถึงผู้ลงทะเบียนโดยอัตโนมัติ
ขั้นตอนการตั้งค่าโดยสรุป:
-
สร้างเทมเพลตเอกสารใน Zoho Writer
-
เลือก Merge and Email เป็นการทำงานหลัง Merge
-
สร้าง Webhook URL สำหรับเทมเพลต
-
นำ URL ไปตั้งค่าในแอปฟอร์ม และกำหนด “การส่งฟอร์ม” เป็น Trigger
เมื่อมีการส่งฟอร์ม ระบบจะสร้างและส่งเอกสารทันที ลดภาระงานฝ่ายธุรการและลดความผิดพลาดจากการทำงานด้วยมือ
.jpg)
ส่งใบเสร็จอัตโนมัติทันทีเมื่อชำระเงินสำเร็จ
อีกหนึ่งกรณีใช้งานสำคัญคือ การสร้างใบเสร็จหรือใบแจ้งหนี้อัตโนมัติจากแอปธุรกิจ เช่น ระบบรับชำระเงิน
องค์กรสามารถตั้งค่าให้:
-
“Payment Success” เป็น Trigger
-
เชื่อมแอปชำระเงินเข้ากับเทมเพลตใบเสร็จใน Zoho Writer ผ่าน Webhook
-
เลือก Merge and Email เป็นขั้นตอนหลังประมวลผล
เมื่อสถานะการชำระเงินเปลี่ยนเป็นเสร็จสมบูรณ์ ระบบจะส่งข้อมูลที่กำหนดไปยังเทมเพลต สร้างใบเสร็จแบบเฉพาะลูกค้าแต่ละราย และจัดส่งผ่านอีเมลโดยอัตโนมัติทันที
ผลลัพธ์คือกระบวนการทางการเงินรวดเร็ว โปร่งใส และลดความล่าช้าในการออกเอกสาร
รองรับข้อมูลจาก Zoho Analytics
นอกจากการทำงานแบบ Event-Driven แล้ว Zoho Writer ยังเพิ่ม Zoho Analytics เป็นแหล่งข้อมูลสำหรับ Merge Templates
ผู้ใช้สามารถ:
-
แทรกฟิลด์ข้อมูลจากรายงาน
-
แทรกกราฟจากมุมมองข้อมูล (Views)
-
ดึงข้อมูลล่าสุดแบบอัตโนมัติขณะสร้างรายงาน
เมื่อสร้างเอกสารรายงานธุรกิจ ระบบจะดึงข้อมูลอัปเดตล่าสุดจาก Zoho Analytics โดยตรง ทำให้มั่นใจได้ว่ารายงานมีความถูกต้องและเป็นปัจจุบันเสมอ
ยกระดับงานเอกสารสู่ระบบอัตโนมัติเต็มรูปแบบ
การเพิ่ม Webhook ใน Zoho Writer ช่วยให้องค์กรสามารถ:
-
ลดขั้นตอนงานเอกสารแบบ Manual
-
เชื่อมต่อระบบต่าง ๆ เข้าด้วยกัน
-
สร้างเอกสารตามเหตุการณ์แบบเรียลไทม์
-
เพิ่มความแม่นยำและความรวดเร็วในการดำเนินงาน
ฟีเจอร์นี้เหมาะสำหรับองค์กรที่ต้องการปรับกระบวนการทำงานให้เป็นระบบอัตโนมัติ และเชื่อมโยงข้อมูลระหว่างแอปธุรกิจหลายระบบอย่างมีประสิทธิภาพ
การทำเอกสารอัตโนมัติจึงไม่ใช่เพียงการประหยัดเวลา แต่เป็นการยกระดับโครงสร้างการทำงานทั้งองค์กรให้ทันสมัยและพร้อมรองรับการเติบโตในระยะยาว ดูคู่มือผู้ใช้ ของเรา สำหรับคำแนะนำทีละขั้นตอนในการสร้าง URL webhook สำหรับเทมเพลตการผสานข้อมูล
ที่มา zoho
