รู้ก่อนเลือก! เปรียบเทียบ Microsoft 365 Business ทั้ง 4 แพ็กเกจสำหรับธุรกิจ

หากองค์กรของคุณกำลังมองหาโปรแกรมสำนักงานที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน พร้อมระบบอีเมลธุรกิจและพื้นที่จัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ Microsoft 365 Business เป็นหนึ่งในโซลูชันที่น่าสนใจสำหรับองค์กร เพราะรวมเครื่องมือสำคัญในการทำงานไว้ในแพลตฟอร์มเดียว ไม่ว่าจะเป็น Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneDrive, SharePoint และ Microsoft Teams ตามสิทธิ์ของแพ็กเกจที่เลือก

ปัจจุบัน Microsoft 365 มีแพ็กเกจสำหรับธุรกิจหลายรูปแบบ โดยแต่ละแพ็กเกจมีความแตกต่างกันทั้งความสามารถในการติดตั้งโปรแกรม Office บนคอมพิวเตอร์ บริการอีเมลบริษัท การทำงานร่วมกันผ่านระบบออนไลน์ และเครื่องมือรักษาความปลอดภัยของข้อมูล

การเลือกแพ็กเกจจึงไม่ควรพิจารณาจากราคาเพียงอย่างเดียว แต่ควรคำนึงถึงรูปแบบการทำงาน จำนวนพนักงาน และความต้องการใช้งานจริงขององค์กรด้วย

บทความนี้ Mail Master จะพาไปเปรียบเทียบ Microsoft 365 Business ทั้ง 4 แพ็กเกจ ได้แก่ Business Basic, Business Standard, Business Premium และ Apps for business พร้อมอธิบายฟีเจอร์ จุดเด่น และข้อจำกัดของแต่ละรุ่น เพื่อช่วยให้คุณเลือกแพ็กเกจที่เหมาะสมกับธุรกิจได้ง่ายขึ้น

ตารางเปรียบเทียบ Microsoft 365 Business ทั้ง 4 แพ็กเกจ

ก่อนเลือกซื้อ ลองดูตารางเปรียบเทียบคุณสมบัติหลักของแต่ละแพ็กเกจ เพื่อให้เห็นความแตกต่างและเลือกใช้งานได้ตรงกับความต้องการของบริษัท

หมายเหตุ: ตารางเป็นการสรุปความสามารถหลักของแพ็กเกจมาตรฐาน โดย Microsoft มี SKU ทั้งรุ่นที่รวมและไม่รวม Teams สำหรับบางแพ็กเกจ ฟีเจอร์และสิทธิ์การใช้งานอาจแตกต่างตามรุ่นที่ซื้อ ควรตรวจสอบรายละเอียดก่อนสั่งซื้อ

สรุปเลือก Microsoft 365 Business แพ็กเกจไหนดี?

• Business Basic: เหมาะกับบริษัทที่เน้นทำงานผ่านเว็บและมือถือ ต้องการอีเมลบริษัทและพื้นที่จัดเก็บข้อมูล

• Business Standard: เหมาะกับบริษัทที่ต้องใช้โปรแกรม Office เวอร์ชันติดตั้งบนคอมพิวเตอร์ พร้อมระบบอีเมลธุรกิจ

• Business Premium: เหมาะกับองค์กรที่ต้องการโปรแกรม Office ระบบอีเมล และเครื่องมือรักษาความปลอดภัยขั้นสูง

• Apps for business: เหมาะกับบริษัทที่ต้องการโปรแกรม Office แบบติดตั้งบนคอมพิวเตอร์ แต่มีระบบอีเมลและเครื่องมือทำงานร่วมกันอยู่แล้ว

เจาะลึก Microsoft 365 Business ทั้ง 4 แพ็กเกจ มีฟีเจอร์อะไรบ้าง?

แม้ทั้ง 4 แพ็กเกจจะมีจุดประสงค์เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน แต่ความสามารถและบริการที่ได้รับแตกต่างกันอย่างชัดเจน โดยสามารถแบ่งรายละเอียดได้ดังนี้

1. Microsoft 365 Business Basic

เหมาะสำหรับ: ธุรกิจเริ่มต้น บริษัทที่เน้นทำงานออนไลน์ และองค์กรที่ต้องการลดค่าใช้จ่ายด้านซอฟต์แวร์

Microsoft 365 Business Basic เป็นแพ็กเกจเริ่มต้นที่เน้นการทำงานผ่านเว็บเบราว์เซอร์และอุปกรณ์มือถือ เหมาะสำหรับองค์กรที่ไม่จำเป็นต้องติดตั้งโปรแกรม Office เวอร์ชันเต็มบนคอมพิวเตอร์ แต่ต้องการใช้งานอีเมลบริษัท จัดเก็บเอกสาร และทำงานร่วมกันผ่านระบบคลาวด์

ฟีเจอร์ที่ได้รับ

• Word, Excel, PowerPoint และ Outlook: ใช้งานผ่านเว็บและแอปพลิเคชันบนมือถือ

• Exchange Online: ระบบอีเมลธุรกิจที่รองรับการใช้ชื่อโดเมนของบริษัท เช่น [email protected]

• OneDrive: พื้นที่จัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ 1 TB ต่อผู้ใช้

• SharePoint: สร้างเว็บไซต์ภายในองค์กร จัดเก็บเอกสาร และแชร์ไฟล์ระหว่างทีม

• Microsoft Teams: รองรับการแชต ประชุมออนไลน์ และทำงานร่วมกันในองค์กร สำหรับรุ่นที่รวม Teams

• Microsoft Forms: สร้างแบบฟอร์ม แบบสอบถาม และแบบทดสอบออนไลน์

• Microsoft Planner: ช่วยวางแผนและติดตามงานของทีม

ข้อจำกัดที่ควรรู้

Business Basic ไม่มีโปรแกรม Word, Excel, PowerPoint และ Outlook เวอร์ชัน Desktop สำหรับติดตั้งบนคอมพิวเตอร์ ผู้ใช้งานจึงต้องทำงานผ่านเว็บเบราว์เซอร์หรือแอปพลิเคชันบนมือถือเป็นหลัก

เหมาะกับใคร?

• ธุรกิจขนาดเล็กที่ต้องการเริ่มใช้ระบบอีเมลบริษัท

• ทีมขายหรือพนักงานที่ทำงานนอกสำนักงาน

• องค์กรที่เน้นการสร้างและแก้ไขเอกสารผ่านระบบออนไลน์

• บริษัทที่ต้องการแชร์ไฟล์และทำงานร่วมกันผ่านคลาวด์

2. Microsoft 365 Business Standard

เหมาะสำหรับ: บริษัทที่ต้องการโปรแกรม Office เวอร์ชันเต็ม พร้อมระบบอีเมลธุรกิจและเครื่องมือทำงานร่วมกัน

Microsoft 365 Business Standard เป็นแพ็กเกจที่เหมาะกับบริษัททั่วไปที่ต้องใช้งานโปรแกรม Office เป็นประจำ โดยเพิ่มความสามารถในการติดตั้งโปรแกรมบนคอมพิวเตอร์จาก Business Basic พร้อมบริการอีเมลและเครื่องมือสำหรับการทำงานร่วมกัน

ฟีเจอร์ที่ได้รับ

• Word, Excel, PowerPoint และ Outlook: ใช้งานได้ทั้งเวอร์ชัน Desktop, Web และ Mobile

• Exchange Online: ระบบอีเมลธุรกิจสำหรับใช้งานชื่อโดเมนของบริษัท

• OneDrive: พื้นที่จัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ 1 TB ต่อผู้ใช้

• SharePoint: จัดเก็บ แชร์ และทำงานร่วมกันบนเอกสารภายในองค์กร

• Microsoft Teams: รองรับการประชุมออนไลน์ แชต และสื่อสารภายในทีม สำหรับรุ่นที่รวม Teams

• Microsoft Forms: สร้างแบบฟอร์มและแบบสอบถาม

• Microsoft Planner: จัดการงานและติดตามความคืบหน้าของโครงการ

• Microsoft Clipchamp: เครื่องมือสำหรับสร้างและตัดต่อวิดีโอ

จุดเด่นของแพ็กเกจ

Business Standard ช่วยให้พนักงานทำงานได้อย่างยืดหยุ่น ไม่ว่าจะเป็นการสร้างเอกสารด้วย Word วิเคราะห์ข้อมูลผ่าน Excel นำเสนอผลงานด้วย PowerPoint หรือจัดการอีเมลผ่าน Outlook

นอกจากนี้ยังสามารถจัดเก็บและแชร์ไฟล์ผ่าน OneDrive และ SharePoint ช่วยให้พนักงานเข้าถึงเอกสารและทำงานร่วมกันได้สะดวกยิ่งขึ้น

เหมาะกับใคร?

• บริษัทที่พนักงานใช้งาน Word, Excel และ PowerPoint เป็นประจำ

• องค์กรที่ต้องการระบบอีเมลธุรกิจพร้อมชื่อโดเมนบริษัท

• ทีมงานที่ต้องทำงานร่วมกันระหว่างแผนก

• บริษัทที่ต้องการใช้โปรแกรม Office ทั้งบนคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์มือถือ

3. Microsoft 365 Business Premium

เหมาะสำหรับ: บริษัทที่ให้ความสำคัญกับความปลอดภัยของข้อมูล การจัดการอุปกรณ์ และการควบคุมสิทธิ์การเข้าถึง

Microsoft 365 Business Premium เป็นแพ็กเกจที่รวมเครื่องมือด้านการทำงานจาก Business Standard พร้อมเพิ่มความสามารถด้าน Cybersecurity และการจัดการอุปกรณ์ขององค์กร เหมาะสำหรับบริษัทที่มีข้อมูลสำคัญและต้องการยกระดับการรักษาความปลอดภัยให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น

ฟีเจอร์ด้านการทำงาน

• Word, Excel, PowerPoint และ Outlook เวอร์ชัน Desktop, Web และ Mobile

• Exchange Online สำหรับอีเมลธุรกิจ

• OneDrive พื้นที่จัดเก็บข้อมูล 1 TB ต่อผู้ใช้

• SharePoint สำหรับจัดเก็บและแชร์เอกสาร

• Microsoft Teams สำหรับประชุมและทำงานร่วมกัน สำหรับรุ่นที่รวม Teams

• Microsoft Forms และ Planner สำหรับการจัดการงาน

ฟีเจอร์ด้านความปลอดภัยและการจัดการอุปกรณ์

• Microsoft Defender for Business: ป้องกันภัยคุกคามบนอุปกรณ์ เช่น มัลแวร์และแรนซัมแวร์ พร้อมความสามารถในการตรวจจับและตอบสนองต่อภัยคุกคาม

• Microsoft Defender for Office 365 Plan 1: ช่วยป้องกันภัยคุกคามทางอีเมลและเครื่องมือทำงานร่วมกัน เช่น Phishing และไฟล์แนบที่เป็นอันตราย

• Microsoft Intune Plan 1: บริหารจัดการอุปกรณ์และแอปพลิเคชันขององค์กร พร้อมกำหนดนโยบายความปลอดภัย

• Microsoft Entra ID: จัดการตัวตนและการเข้าถึงระบบของพนักงาน โดยมีความสามารถด้าน Identity และ Access Management ตามสิทธิ์ของแพ็กเกจ

• Microsoft Purview: ช่วยจัดประเภท ปกป้อง และกำกับดูแลข้อมูลสำคัญขององค์กรตามความสามารถที่รวมอยู่ในไลเซนส์

จุดเด่นของแพ็กเกจ

Business Premium ไม่ได้เน้นเพียงการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน แต่ยังช่วยให้องค์กรบริหารจัดการอุปกรณ์ของพนักงาน ควบคุมการเข้าถึงข้อมูล และลดความเสี่ยงจากภัยคุกคามทางไซเบอร์ได้ดียิ่งขึ้น

ตัวอย่างเช่น ฝ่าย IT สามารถกำหนดนโยบายการใช้งานอุปกรณ์ ตรวจสอบสถานะความปลอดภัย และจัดการสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลของพนักงานได้จากส่วนกลาง

เหมาะกับใคร?

• บริษัทที่มีข้อมูลลูกค้าและข้อมูลทางการเงินที่สำคัญ

• องค์กรที่ต้องการควบคุมอุปกรณ์ของพนักงานจากส่วนกลาง

• บริษัทที่มีพนักงานทำงานจากนอกสำนักงานหรือใช้อุปกรณ์หลายประเภท

• องค์กรที่ต้องการเพิ่มความปลอดภัยในการเข้าถึงข้อมูลและระบบภายใน

4. Microsoft 365 Apps for business

เหมาะสำหรับ: บริษัทที่ต้องการโปรแกรม Office แบบติดตั้งบนคอมพิวเตอร์ และมีระบบอีเมลหรือเครื่องมือทำงานร่วมกันอยู่แล้ว

Microsoft 365 Apps for business เป็นแพ็กเกจที่เน้นการใช้งานโปรแกรมสำนักงานโดยเฉพาะ เหมาะสำหรับองค์กรที่ต้องการใช้ Word, Excel, PowerPoint และ Outlook เวอร์ชัน Desktop แต่ไม่จำเป็นต้องใช้บริการอีเมล Exchange Online หรือ SharePoint จาก Microsoft 365

ฟีเจอร์ที่ได้รับ

• Word: สร้างและแก้ไขเอกสาร

• Excel: จัดการข้อมูล คำนวณ และวิเคราะห์ข้อมูล

• PowerPoint: สร้างงานนำเสนอ

• Outlook: จัดการอีเมล ปฏิทิน และรายชื่อผู้ติดต่อ โดยสามารถเชื่อมต่อกับบัญชีอีเมลที่รองรับ

• OneDrive: พื้นที่จัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ 1 TB ต่อผู้ใช้

• OneNote: จดบันทึกและจัดระเบียบข้อมูล

นอกจากนี้ ผู้ใช้งาน 1 คนยังสามารถติดตั้งแอป Microsoft 365 บนอุปกรณ์ได้สูงสุด 5 เครื่อง PC หรือ Mac, 5 แท็บเล็ต และ 5 สมาร์ตโฟน ภายใต้เงื่อนไขการใช้งานของไลเซนส์

ข้อจำกัดที่ควรรู้

แพ็กเกจนี้ไม่มี Exchange Online สำหรับให้บริการอีเมลธุรกิจ ไม่มี SharePoint และไม่มี Microsoft Teams รวมอยู่ด้วย ดังนั้นองค์กรต้องมีระบบอีเมลและเครื่องมือสื่อสารอื่นรองรับการทำงาน

เหมาะกับใคร?

• บริษัทที่มีระบบอีเมลเดิมอยู่แล้ว

• องค์กรที่ใช้บริการอีเมลจากผู้ให้บริการรายอื่น

• พนักงานที่ต้องใช้งานโปรแกรม Office เวอร์ชัน Desktop เป็นประจำ

• บริษัทที่ต้องการจัดหาไลเซนส์ Office ให้พนักงานอย่างถูกต้องตามลิขสิทธิ์

เมื่อเปรียบเทียบทั้ง 4 แพ็กเกจ จะเห็นว่าความแตกต่างสำคัญไม่ได้อยู่ที่โปรแกรม Office เพียงอย่างเดียว แต่ยังรวมถึงระบบอีเมล พื้นที่จัดเก็บข้อมูล เครื่องมือทำงานร่วมกัน และระบบรักษาความปลอดภัยด้วย

1. ความแตกต่างด้านโปรแกรม Office

หากพนักงานจำเป็นต้องใช้งาน Word, Excel, PowerPoint และ Outlook เวอร์ชันติดตั้งบนคอมพิวเตอร์ ควรเลือก Business Standard, Business Premium หรือ Apps for business

ส่วน Business Basic เหมาะกับองค์กรที่ทำงานผ่านเว็บเบราว์เซอร์และแอปพลิเคชันบนมือถือเป็นหลัก

2. ความแตกต่างด้านระบบอีเมลบริษัท

Business Basic, Business Standard และ Business Premium มีบริการ Exchange Online สำหรับสร้างและใช้งานอีเมลด้วยชื่อโดเมนของบริษัท

ส่วน Apps for business มีโปรแกรม Outlook สำหรับจัดการอีเมล แต่ไม่ได้รวมบริการ Exchange Online หรือกล่องจดหมายอีเมลธุรกิจจาก Microsoft มาให้ด้วย

3. ความแตกต่างด้านพื้นที่จัดเก็บข้อมูล

ทั้ง 4 แพ็กเกจมีพื้นที่จัดเก็บข้อมูลบน OneDrive ขนาด 1 TB ต่อผู้ใช้ ช่วยให้พนักงานจัดเก็บ เข้าถึง และแชร์ไฟล์ได้จากหลายอุปกรณ์

อย่างไรก็ตาม OneDrive เป็นพื้นที่จัดเก็บไฟล์ส่วนบุคคลของผู้ใช้ ส่วน SharePoint ใช้สำหรับจัดเก็บและแชร์เนื้อหาร่วมกันภายในทีมและองค์กร ซึ่งมีให้ในแพ็กเกจ Basic, Standard และ Premium

4. ความแตกต่างด้านความปลอดภัย

Business Basic และ Business Standard มีระบบความปลอดภัยพื้นฐาน เช่น การกรองสแปมและมัลแวร์สำหรับบริการอีเมลตามสิทธิ์ของแพ็กเกจ

ขณะที่ Business Premium เพิ่มเครื่องมือด้าน Cybersecurity และ Device Management เช่น Microsoft Defender for Business, Microsoft Defender for Office 365 Plan 1 และ Microsoft Intune Plan 1 จึงเหมาะกับองค์กรที่ต้องการการป้องกันและบริหารจัดการระบบอย่างเข้มข้นมากขึ้น

ก่อนตัดสินใจซื้อไลเซนส์ ควรประเมินความต้องการขององค์กรในด้านต่าง ๆ เพื่อให้ได้แพ็กเกจที่เหมาะสมและไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายกับฟีเจอร์ที่ไม่ได้ใช้งาน

1. สำรวจจำนวนพนักงานและผู้ใช้งานจริง

ตรวจสอบว่ามีพนักงานกี่คนที่ต้องใช้งานโปรแกรม Office ระบบอีเมล และพื้นที่จัดเก็บข้อมูล เพราะค่าใช้จ่ายของ Microsoft 365 คิดตามจำนวนไลเซนส์และรูปแบบการสมัครสมาชิก

2. ตรวจสอบโปรแกรมที่จำเป็นต่อการทำงาน

หากพนักงานต้องใช้ Excel หรือ Outlook เวอร์ชัน Desktop เป็นประจำ ควรเลือกแพ็กเกจที่รองรับการติดตั้งโปรแกรมบนคอมพิวเตอร์ แต่หากทำงานผ่านเว็บเป็นหลัก Business Basic อาจเพียงพอ

3. พิจารณาระบบอีเมลเดิมขององค์กร

หากบริษัทมีระบบอีเมลอยู่แล้วและต้องการใช้งานต่อ Apps for business อาจเป็นตัวเลือกที่ช่วยลดค่าใช้จ่ายได้

แต่หากต้องการย้ายมาใช้ระบบอีเมล Microsoft Exchange Online ควรพิจารณา Business Basic, Business Standard หรือ Business Premium

4. ประเมินความเสี่ยงและระดับความปลอดภัย

องค์กรที่มีข้อมูลสำคัญหรือต้องการควบคุมอุปกรณ์ของพนักงาน ควรพิจารณา Business Premium เพื่อเพิ่มความสามารถในการจัดการความปลอดภัยและป้องกันภัยคุกคาม

5. เปรียบเทียบค่าใช้จ่ายระยะยาว

ควรคำนวณค่าใช้จ่ายตามจำนวนไลเซนส์ที่ต้องใช้จริง ระยะเวลาการสมัครสมาชิก และบริการที่จำเป็น รวมถึงตรวจสอบเงื่อนไขการชำระเงินและการต่ออายุ เพื่อให้บริษัทได้รับความคุ้มค่ามากที่สุด

แพ็กเกจ Microsoft 365 Business Basic, Business Standard และ Business Premium ออกแบบมาสำหรับองค์กรที่มีผู้ใช้งานรวมสูงสุด 300 ไลเซนส์ โดย Microsoft กำหนดให้จำนวนไลเซนส์รวมของทั้ง 3 แพ็กเกจนี้ต้องไม่เกิน 300 ที่นั่งต่อองค์กร (Tenant)

ตัวอย่างเช่น บริษัทสามารถจัดสรร Business Standard จำนวน 200 ไลเซนส์ และ Business Premium อีก 100 ไลเซนส์ รวมเป็น 300 ไลเซนส์ได้

สำหรับ Microsoft 365 Apps for business มีข้อกำหนดจำนวนผู้ใช้งานตามรายละเอียดผลิตภัณฑ์ของแพ็กเกจ และควรตรวจสอบเงื่อนไขไลเซนส์แยกต่างหาก

หากองค์กรต้องการใช้งานเกินข้อจำกัดของแพ็กเกจ Business ควรพิจารณาแพ็กเกจ Microsoft 365 Enterprise เช่น Microsoft 365 E3 หรือ E5 ซึ่งมีตัวเลือกด้านการบริหารจัดการ ความปลอดภัย และการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่รองรับองค์กรขนาดใหญ่

การเลือกแพ็กเกจ Microsoft 365 ที่เหมาะสม ไม่เพียงช่วยให้บริษัทประหยัดค่าใช้จ่าย แต่ยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ลดความซ้ำซ้อนของเครื่องมือ และทำให้การบริหารจัดการระบบภายในองค์กรเป็นเรื่องง่ายขึ้น

Mail Master พร้อมให้คำปรึกษาและบริการจัดหาไลเซนส์ Microsoft 365 Business สำหรับองค์กร โดยช่วยประเมินความต้องการ เปรียบเทียบแพ็กเกจ และแนะนำโซลูชันที่เหมาะสมกับจำนวนผู้ใช้งานและรูปแบบการทำงานของบริษัท

เลือกแพ็กเกจ Microsoft 365 Business ที่เหมาะสม เพื่อให้ทุกการทำงานขององค์กรมีประสิทธิภาพ ปลอดภัย และคุ้มค่ากับการลงทุนมากที่สุด